Microsoft Office 2019 nie będzie już zawierał programu OneNote. Wersja desktopowa jako część pakietu Office zostanie wycofana, a użytkownikom zaleca się przejście na darmową wersję aplikacji UWP. Microsoft OneNote będzie mimo wszystko nadal utrzymywany i również będzie częścią pakietu Office. Chociaż będzie nadal utrzymywany, ta wersja nie nadaje się do użytku biznesowego, ponieważ OneNote jako aplikacja może zapisywać notatniki tylko w OneDrive i nie oferuje opcji przechowywania z synchronizacją dla kilku użytkowników na udziałach sieciowych. Wiele firm szuka teraz alternatyw dla Microsoft OneNote, które zbadamy bardziej szczegółowo w tym artykule.

Uzupełnienie 10.11.2019 – OneNote ma być w przyszłości ponownie częścią Microsoft Office

Microsoft na konferencji Ignite 2019 trzykrotnie zaskoczył nas w kwestii OneNote.

1. Wsparcie dla OneNote 2016 zostanie teraz przedłużone do 2025 roku przecież.
2. OneNote zostanie też ponownie zintegrowany z Office i włączony do pakietu Office 2019 i Office 365.
3. Jako trzecia informacja, Microsoft planuje umieścić kod dla aplikacji Office – OneNote, jak i Windows ap z powrotem na tej samej bazie kodu.

To powinno zażegnać obawy, że Microsoft porzuci OneNote. Szczególnie w firmach, które polegają na OneNote w zakresie struktury dokumentów i przechowywania informacji, powinno to być obciążeniem dla ich umysłów.

Microsoft OneNote, pogardzany przez prywatnych użytkowników, uwielbiany w środowisku biznesowym

Microsoft OneNote zawsze prowadził cienistą egzystencję jako składnik pakietu Office. Podczas gdy niektórzy użytkownicy Office nie znają ani nie używają OneNote, jest też wielu intensywnych użytkowników tego produktu. Szczególnie dla tej grupy docelowej OneNote jest czymś więcej niż prostym zbiorem notatek dla list zakupów lub list rzeczy do zrobienia.

Program dzieli swoje dane na dowolną liczbę notatników, które z kolei mogą zawierać własne sekcje. W ten sposób użytkownik może tworzyć notatniki dla różnych obszarów tematycznych i sensownie je strukturyzować za pomocą sekcji. Sekcje obejmują strony, które mogą zawierać nie tylko czysty tekst, ale także dokumenty Office, grafikę, strony internetowe itp. W przypadku stron internetowych OneNote wstawia zawartość stron do notatników. W przypadku treści ze stron internetowych OneNote dodaje również źródło w postaci adresu URL, a w przypadku zmian dokonywanych przez innych pracowników – ich nazwy użytkowników w sieci.

Szczególnie integracja z Microsoft Office jest jedną z atrakcji. Dzięki temu można publikować treści bezpośrednio w OneNote, a także określić, czy treść jest tam publikowana tylko jako plik, czy też jako „treść“. Różnica: treść jest wyszukiwana, a także znajdowana poprzez wyszukiwanie pełnotekstowe. Dzięki „drukarce OneNote“ można również „drukować“ z każdej innej aplikacji w OneNote i w ten sposób wstawiać do OneNote np. dokumenty PDF. Zintegrowana funkcja OCR pozwala również łatwo znaleźć treść poprzez wyszukiwanie pełnotekstowe, które automatycznie przeszukuje wszystkie notatniki i wyświetla trafienia w miarę ich wprowadzania. Ze względu na koncepcję, OneNote często zastępuje czasochłonne tworzenie zbiorów wiedzy za pomocą wiki lub innych systemów. Zasadniczo nie ma znaczenia, gdzie znajdują się treści, ponieważ wyszukiwanie zawsze prowadzi do celu.

Szczegółowo opisaliśmy działanie OneNote w artykule „Microsoft OneNote – przetestowany i uznany za bardzo dobry“.

Różnice między desktopową wersją OneNote z pakietu Office a darmowymi wersjami OneNote

Microsoft OneNote jest dostępny w różnych wersjach, które różnią się tylko przy bliższym poznaniu.

Wersja programu OneNote	Przechowywanie OneDrive	Przechowywanie OneDrive Business z SharePoint	Pamięć masowa lokalna/sieciowa
OneNote 2016	✓	✓	✓
OneNote 2016 (bezpłatnie)	✓	✗	✗
Win 10 App (desktop i mobile)	✓	✓	✗
OneNote Online	✓	✓	✗
OneNote dla iOS	✓	✓1	✗
OneNote dla systemu Android	✓	✗	✗
OneNote dla Mac	✓	✓1	✗

1 = tylko z ważną subskrypcją Office 365

Obecnie nadal istnieją trzy wersje programu OneNote dla pulpitu Windows.

Aplikacja OneNote UWP dla systemu Windows 10

Bezpłatna aplikacja UWP na pulpicie i w menu Start systemu Windows 10 została zoptymalizowana pod kątem obsługi dotykowej w porównaniu z klasycznym wariantem desktopowym i może być również obsługiwana za pomocą cyfrowego pióra, co oferują tablety Microsoft Surface, w których rozpoznawanie pisma ręcznego naprawdę daje o sobie znać. Wprowadzanie danych za pomocą pióra jest również powodem, dla którego wariant aplikacji posiada wiele opcji rysowania. OneNote dla Windows 10 przechowuje jednak swoje dane tylko w chmurze (OneDrive) i nie oferuje lokalnej bazy danych.

Wariant aplikacji jest również tym, który Microsoft będzie utrzymywał w przyszłości.

Pobierz Microsoft OneNote dla Windows 10 za darmo.

OneNote 2016 dla systemu Windows

Microsoft OneNote 2016 jako część pakietu Office jest ostatnią wersją jako program desktopowy i obecnie oferuje wiele więcej funkcji i możliwości w porównaniu z wariantem aplikacji. Jednym z przykładów jest interakcja z innymi aplikacjami Office, takimi jak Outlook, ale to może się zmienić w perspektywie średnioterminowej, jeśli Microsoft zaprzestanie używania wariantu tylko dla komputerów stacjonarnych. W porównaniu z OneNote dla Windows 10, OneNote 2016 dla Windows może również zapisywać notatniki lokalnie, a nawet na dyskach sieciowych. Dzięki zintegrowanej funkcji synchronizacji możliwe jest nawet korzystanie z danych u kilku użytkowników jednocześnie. OneNote niezależnie synchronizuje dane ze źródłem.

OneNote 2016 (darmowy)

Poza pakietem Office istnieje również darmowa wersja OneNote 2016. Jest ona w zasadzie identyczna jak OneNote 2016 dla Windows z pakietu Office, ale brakuje jej niektórych funkcji, takich jak wymiana danych z Outlookiem, integracja tabel Excela czy eksport tekstów w formacie Worda. Ponadto darmowa wersja korzysta również tylko z OneDrive jako miejsca docelowego do przechowywania notatników. Dla użytkowników Windows 7 lub Windows 8 jest to jedyna dostępna obecnie wersja OneNote.

Pobierz Microsoft OneNote 2016 dla Windows 7 lub Windows 8 teraz za darmo

Różnice w szczegółach między OneNote dla Windows 10 i OneNote 2016

Microsoft ponownie rozwinął i jasno przedstawił różnice między OneNote dla Windows 10 a OneNote 2016 w większym artykule „Jaka jest różnica między OneNote a OneNote 2016?“.

Zaprzestanie używania OneNote wraz z Office 2019

Microsoft ogłosił we wpisie na blogu z kwietnia 2018 roku, że wraz z wprowadzeniem pakietu Office 2019 pod koniec lata 2018 roku, OneNote zostanie porzucony jako część pakietu Microsoft Office. Użytkownicy powinni zamiast tego używać aplikacji OneNote z Microsoft Store, która nie tylko będzie nadal utrzymywana, ale nawet będzie oferowana za darmo. Microsoft uzasadnia ten ruch tym, że chce zintegrować z aplikacją OneNote nowy silnik synchronizacji, który może obsługiwać także platformy Mac, iOS i Android. OneNote będzie więc zapewne oferowany jako aplikacja także na tych platformach.

Tym krokiem Microsoft wprowadza w życie to, co użytkownicy OneNote’a podejrzewali już od wersji 2016, ponieważ w porównaniu do wersji 2013, w ostatniej wersji nie było prawie żadnych istotnych innowacji i ulepszeń.

Okres przejściowy dla użytkowników OneNote 2016

Microsoft wypowiedział się również na temat OneNote 2016 w artykule podlinkowanym powyżej. Jeśli jest on już zainstalowany w systemie, instalator Office 2019 sprawdza, czy OneNote był już w przeszłości uruchamiany. Jeśli tak, to OneNote 2016 pozostaje i początkowo może być nadal używany. Ale ponieważ wsparcie dla Office 2016 wygasa w październiku 2020 roku (z rozszerzonym płatnym wsparciem w październiku 2025 roku), poważnym użytkownikom OneNote 2016 pozostały już tylko dwa lata na przejście na wariant aplikacji OneNote, gdyby nie istotny problem lokalizacji pamięci masowej.

OneNote bez OneDrive’a?

Po OneNote 2016, według aktualnych planów, żadna inna wersja OneNote nie będzie w stanie odczytywać i zapisywać notatników lokalnie lub na dyskach sieciowych. Microsoft OneNote będzie wtedy uzależniony od korzystania z OneDrive.

Współpraca na notatnikach z aplikacją będzie również możliwa tylko poprzez OneDrive for Business w ramach subskrypcji Office 365. Jedynym wyjściem jest korzystanie z pełnoprawnego serwera SharePoint, który nie przechowuje danych w OneDrive for Business w Microsofcie, ale we własnym środowisku sieciowym firmy. Szczególnie dla mniejszych firm jest to jednak bardzo duży wydatek.

Oznacza to, że w przyszłości OneNote nie będzie wykorzystywany w wielu firmach jako zbiór wiedzy, uporządkowane przechowywanie danych biznesowych czy raportów, dokumentacja procesów biznesowych itp. jeśli dane nie będą przechowywane w chmurze, a w ten sposób utracona zostanie również kontrola nad nimi.

Osoby decyzyjne i dotknięci tym problemem power userzy powinni więc już teraz zacząć szukać alternatyw dla OneNote. Wymagania wobec alternatywnego oprogramowania zależą w dużej mierze od dotychczasowego obszaru użytkowania i pożądanego zakresu funkcji. Dlatego w dalszej części przyjrzymy się różnym programom, które mogą być alternatywą dla Twojej firmy, w zależności od celu użytkowania.

Wskazówka: Importowanie lokalnych notatników z OneNote do OneDrive: Jeśli chcesz w przyszłości korzystać z lokalnych notatników w chmurze, możesz udostępnić je bezpośrednio z OneNote 2016 do OneNote. Aby to zrobić, kliknij na Plik -> Udostępnij. Możesz również nadać notatnikowi nazwę, która następnie zostanie zapisana w OneDrive.

Możesz ponownie otworzyć ten notatnik za pomocą aplikacji OneNote systemu Windows 10, klikając na „więcej notatników“, synchronizując dane z OneDrive, a następnie otwierając nowo udostępniony notatnik poprzez „więcej notatników“ w aplikacji.

Alternatywy dla OneNote bez obowiązkowego połączenia z chmurą

Jeśli dojdziesz do wniosku, że przechowywanie notatników w chmurze Microsoftu nie jest dla ciebie opcją i nadal polegasz na lokalnym przechowywaniu danych (lub sieci dla możliwości zespołu), nie ma możliwości obejścia alternatywy dla OneNote, a tym samym przełączenia.

To, którą ścieżkę wybierzesz, zależy od obszaru, w którym OneNote był używany do tej pory. Jako czysta „lista rzeczy do zrobienia“ lub skrzynka na notatki dostępne są niezliczone rozwiązania specjalne, w które nie będziemy się tutaj zagłębiać, ale które podsumowaliśmy w naszym dziale oprogramowania Programy bazodanowe i notatkowe.

Inne rozwiązania z ich odpowiednimi zaletami i wadami to na przykład:

Microsoft SharePoint

W większych sieciach usługa SharePoint mogłaby ewentualnie służyć jako substytut, o ile do tej pory chodziło wyłącznie o przechowywanie dokumentów Office. Praca z SharePointem jest odwzorowana w zespołach, przy czym pracownicy mają dostęp do danych projektowych między sobą. Struktura SharePoint ułatwia wspólną pracę nad dokumentami. Nie oferuje jednak takiej prostoty obsługi i współpracy jak OneNote.

Nasz artykuł „Dla kogo odpowiedni jest Microsoft SharePoint?“ zawiera głębsze spojrzenie na Microsoft SharePoint.

Serwer SharePoint i OneDrive for Business w interakcji
Jak już wyjaśniono powyżej, w interakcji OneDrive for Business i samodzielnego serwera SharePoint można jednak osiągnąć to, że dane nie znajdują się w chmurze, ale w SharePoint i w tym przypadku OneNote korzysta również z tego „własnego magazynu“ zamiast chmury. Microsoft udokumentował to wykorzystanie w osobnym artykule „Overview of OneDrive for Business in SharePoint Server“.

Rozwiązania wiki

Rozwiązania Wiki zostały zaprojektowane właśnie do gromadzenia i przechowywania zbiorów wiedzy. Jeśli do tej pory wykorzystywałeś głównie OneNote, alternatywą może być wiki. Niegdyś abstrakcyjna składnia wprowadzania danych w systemach wiki została w ostatnich latach znacznie ulepszona, dzięki dodaniu edytorów WYSIWYG, możliwości dołączania plików i automatycznego tworzenia odnośników. Lista dostępnych systemów wiki jest obecnie ogromna, od lekkich jak DokuWiki do ciężkich jak MediaWiki, z którego korzysta również Wikipedia. Jednak założenie MediaWiki, na przykład, nie jest zbyt proste i wymaga serwera WWW z bazą danych. Fakt, że wiki jest obsługiwane tylko przez przeglądarkę internetową, oznacza, że wiele z ukochanych funkcji OneNote’a jest pomijanych.

Szczupłą alternatywą, która nie wymaga serwera ani bazy danych, jest darmowy wikidPad. W przeciwieństwie do innych wiki, wikidPad działa jako aplikacja desktopowa i używa czystych plików tekstowych jako swojej bazy danych. Jednak wprowadzanie i formatowanie jest raczej niewygodne i dlatego naprawdę jest tylko wariantem, jeśli chodzi o proste kolekcje wiedzy bez koniecznego formatowania lub osadzania obiektów.

Evernote

Cross-platformowy Evernote zawsze był alternatywą dla OneNote, oferując w zasadzie podobne funkcje, tylko zupełnie inne doświadczenie użytkownika i podejście do mapowania tam treści. Evernote również działa z notatnikami, ale nie ma sekcji ani hierarchii jak OneNote i raczej używa słów kluczowych i tagów do organizowania i pobierania treści. Z drugiej strony, OneNote oferuje nieco bardziej intuicyjny interfejs i wiele więcej opcji projektowania treści na stronach notatek.

Z wyjątkiem ograniczonego wariantu Basic, Evernote jest oferowany wyłącznie w modelu subskrypcyjnym. Ponieważ Evernote może być używany na wielu platformach, a także w sieci, oprogramowanie oferuje synchronizację w celu wykorzystania informacji na wszystkich systemach i platformach, wykorzystując w tym celu rozwiązanie chmurowe. Użytkownik może jednak tworzyć lokalne notatniki, które są wyłączone z synchronizacji, a tym samym przesyłania danych do internetu. Wbrew temu, co podaje strona internetowa, jest to (jeszcze?) możliwe w przypadku darmowej wersji podstawowej. Użytkownik traci jednak takie funkcje jak OCR grafiki czy plików PDF, gdyż rozpoznawanie tekstu odwzorowywane jest poprzez serwer Evernote.

Mimo tego ograniczenia Evernote z lokalnymi notatnikami jest poważną alternatywą dla OneNote, zwłaszcza że do desktopowej wersji Evernote można importować wszelkiego rodzaju dane, jawnie także lokalne notatniki z OneNote. Jednak ze względu na ograniczone opcje układu w Evernote, może ucierpieć wyświetlanie treści z OneNote, co jest znane również z innych formatów biurowych w wymianie z zagranicznymi programami biurowymi. Do bezpośredniego importu z OneNote oprócz Evernote niezbędna jest desktopowa wersja OneNote.

Synology Note Station

Producenci NAS-ów od dawna oprócz czystych usług serwerów danych oferują inne funkcje, np. serwery mediów, zadania backupu w sieci LAN, serwery czatów i CArdDAV oraz kalendarzy, serwery WWW, systemy wiki, takie jak wspomniane DokuWiki czy MediaWiki i wiele innych.

Synology oferuje również Note Station w ramach DiskStation Manager, czyli samodzielne rozwiązanie w stylu OneNote, które jednak hostuje swoje dane tylko na domowym NAS-ie. Oprócz listy todo z zarządzaniem terminami, Note Station oferuje również klasyczne notatki, które są zorganizowane w notatnikach.

Obsługa przez przeglądarkę internetową jest nieco krucha, ale działa. Web clipper, który oferuje również OneNote czy Evernote, automatycznie zapisuje treści z przeglądarek internetowych do notatek, jeśli jest to pożądane. Note Station oferuje także mobilnych klientów dla iOS i Androida, którzy synchronizują się z danymi na NAS-ie we własnej sieci LAN. W ten sposób użytkownik zawsze pozostaje pod kontrolą własnych danych. Opcje projektowe Note Station są jednak bardzo ograniczone.

Na filmie zaprezentowano Note Station (w starszej wersji) w porównaniu do Evernote:

https://www.youtube.com/watch?v=aHB5T2naocg

Producenci tacy jak Q-Nap również oferują porównywalne rozwiązania.

CherryTree

Darmowy CherryTree to kolejne oprogramowanie do notatek, buduje na hierarchicznej strukturze danych. Oprogramowanie przechowuje zapis w pliku XML lub w bazie danych SQLite. Cechy oprogramowania open source, które jest dostępne dla systemów Windows, Linux i MacOS, obejmują prosty interfejs użytkownika z edytorem WYSIWYG, różne formaty list, hiperłącza, wsparcie dla bogatego tekstu, sprawdzanie pisowni i kilka innych. CherryTree jest mniej odpowiedni dla istniejących dokumentów, które mają być przeniesione.

KeepNote

Podobnie jak CherryTree, KeepNote również oferuje hierarchiczną strukturę dla notatek wszelkiego rodzaju i w dużej części może nadążyć za CherryTree. KeepNote jest również dostępny dla różnych platform i używa HTML i XML jako formatu plików, więc nie potrzebuje usługi serwera w tle.

Jolin

Joplin to darmowy system zarządzania informacjami i notatkami w stylu Evernote czy Microsoft OneNote. Notatniki mogą być przechowywane lokalnie, na dyskach sieciowych lub w usługach chmurowych takich jak Nextcloud, Dropbox, OneDrive, WebDAV i za ich pośrednictwem synchronizowane. Dane można jednak importować tylko z Evernote, więc użytkownicy OneNote muszą najpierw wykonać krok pośredni.

VistaWiki

VistaWIKI to, wbrew nazwie, nie klasyczna wiki, ale łatwy w obsłudze program typu notatnik w stylu OneNote czy Evernote, ale przechowuje dane lokalnie, a więc nie jest zależny od usługi w chmurze. Program jest przenośny, więc nie wymaga instalacji, a edytor WYSIWYG oferuje liczne opcje wizualizacji i strukturyzacji wpisów danych, które są sortowane w rozdziały, drzewo katalogów i za pomocą słów kluczowych. Dane mogą być eksportowane w różnych formatach, takich jak PDF, RTF czy HTML. Oprogramowanie jest w zasadzie bezpłatne, ale finansowane przez donacje.Z darowizną otrzymujesz również dostęp do aplikacji czytnika dla urządzeń z systemem Android i kilka funkcji więcej.

Więcej alternatyw

Liczba możliwych alternatyw dla OneNote jest większa niż się początkowo wydawało, choć kandydaci stanowią zwykle tylko niewielką część możliwości. Czy kandydaci tacy jak CintaNotes, Zim, OpenNote lub Notezilla są odpowiedni dla Twojego obszaru zastosowań, będziesz musiał przekonać się sam w produktywnym teście.

Podsumowanie

OneNote jest i pozostaje potężnym narzędziem w fachowych rękach. Odejście od możliwości zapisywania danych lokalnie lub na dysku sieciowym wraz z edycją z pakietu Office stwarza poważne problemy dla wielu użytkowników. Nie każdy może lub powinien po prostu powierzyć wrażliwe dane dostawcy chmury. W zależności od zastosowania, w grę wchodzą inne rozwiązania. Dla tekstów bez większego formatowania dobrym wyborem mogą być programy KeepNote lub CherryTree, alternatywą będzie też Note Station dla posiadaczy NAS-a Synology. Obecnie jedynie Evernote zbliża się do bogactwa funkcji OneNote, ale pozostaje ograniczony w swoich funkcjach w przypadku korzystania z lokalnych notatników. Wiki w większości przypadków prawdopodobnie wykroczy poza zakres wydatków, zwłaszcza w przypadku wprowadzania i przygotowywania treści.

Pozostaje mieć nadzieję, że Microsoft przemyśli swoje plany i przynajmniej zaoferuje użytkownikom Microsoft Office wyjście z sytuacji i pozwoli na przechowywanie poza chmurą w perspektywie średnioterminowej. Do 2020 roku jest jeszcze trochę czasu.