Program Microsoft Outlook jest szeroko stosowany nie tylko w środowisku biznesowym, ponieważ menedżer informacji osobistej Microsoftu oferuje wszystko, co jest potrzebne w codziennej pracy biurowej. Jednak częstym problemem dla użytkowników w środowisku korporacyjnym jest działający po stronie serwera limit wielkości skrzynki pocztowej i związane z tym pytanie, jak obejść problem usuwania odebranych lub wysłanych maili. Użytkownicy, którzy używają Outlooka jako programu lokalnego, skarżą się również na powolne uruchamianie się Outlooka z czasem. Przyczyną jest zwykle zbyt duży plik danych Outlooka, którego załadowanie i przygotowanie zajmuje dużo czasu.

W obu problemach może pomóc funkcja archiwizacji programu Outlook. W poniższym artykule wyjaśniamy, jak archiwizować za pomocą programu Outlook.

Rozmiar skrzynki pocztowej po stronie serwera jest niewystarczający

Jeśli korzystasz z programu Outlook w środowisku biznesowym, zwykle używany jest również serwer Exchange. Tutaj administrator może ograniczyć rozmiar skrzy nki pocztowej. Jeśli ten limit zostanie osiągnięty, to zazwyczaj trzeba usunąć przeczytane lub odebrane wiadomości w skrzynce pocztowej, aby móc znowu bez problemu pracować. Jeśli jednak nie chcą Państwo rozstawać się ze starszymi mailami, można również zarchiwizować starą zawartość i w ten sposób nadal mieć dostęp do starej korespondencji, a więc również korzystać z archiwizacji Exchange.

Powolny start Outlooka z powodu zbyt dużego pliku PST

Dla użytkowników, którzy korzystają z Outlooka bez serwera Exchange, klient poczty zapisuje wszystkie informacje w lokalnych plikach:

• Plik PST
  Rozszerzenie PST to skrót od Personal Store. W tym pliku Outlook przechowuje wszystkie wysłane i odebrane wiadomości e-mail, kontakty, wpisy w kalendarzu, notatki, zadania itp.
• Plik OST (OST file)
  Jeśli jesteś połączony z kontem pocztowym przez IMAP lub Exchange, Outlook tworzy plik danych Outlook offline (OST) dla każdego konta.

Jeśli pliki te stały się zbyt duże, uruchamianie Outlooka może trwać znacznie dłużej.

Dlatego również w takich przypadkach warto skorzystać z funkcji archiwizacji programu Outlook, aby oczyścić pliki ze starych elementów, takich jak wiadomości e-mail czy wpisy w kalendarzu.

Rozmiar i ścieżka pliku danych Outlooka:Najłatwiejszy sposób na podgląd rozmiaru pliku danych Outlooka i jego ścieżki to ustawienia konta w Outlooku, zakładka „Pliki danych“ i tam przycisk „Otwórzmagazyn plików“. Jeśli chcesz zmienić ścieżkę pliku PST, pomoże Ci w tym nasza wskazówka Zmiana miejsca przechowywania pliku PST.

Archiwizacja Outlooka przenosi zawartość do innego pliku PST

Jeśli korzystasz z funkcji archiwizacji w Outlooku, możesz zarchiwizować swoją skrzynkę pocztową. Polega to na przeniesieniu zawartości z jednego pliku danych do nowego pliku danych, który nazywamy tutaj archive.pst, po ustalonej dacie wygaśnięcia. Możesz otworzyć ten plik danych w dowolnym momencie i nadal przeglądać i edytować starą zawartość w normalny sposób; zostanie ona również znaleziona podczas wyszukiwania, jeśli plik archive.pst jest otwarty.

Archiwizacja Outlooka, archiwizacja poczty

Tworzenie nowego pliku PST

Najpierw należy przejść do ustawień konta w Outlooku, do których można dotrzeć w Outlooku od wersji 2013 w zakładce Plik.

Następnie przechodzimy do zakładki Pliki danych i dodajemy nowy plik PST do Outlooka poprzez przycisk „Dodaj“. W tym dialogu możesz również dowolnie wybrać ścieżkę zapisu do PST.

Na potrzeby naszego artykułu nazwaliśmy plik Archive.pst.

Uwaga: Outlook w przyszłości będzie przechowywał w tym pliku całą zarchiwizowaną zawartość.

Konfiguracja archiwum Outlooka, dostosowanie auto-archiwizacji

W kolejnym kroku przejdź do opcji Outlooka, do których docierasz poprzez Plik->Opcje. W sekcji„Zaawansowane“ znajdziesz ustawienia dotyczące autoarchiwizacji.

1. W ustawieniach auto-archiwizacji można zdefiniować czy i w jakich odstępach czasu Outlook ma dokonywać auto-archiwizacji. Ramy czasowe 14 dni okazały się praktyczne.
2. W drugim polu wyboru można określić poprzez jego aktywację, że auto-archiwizacja Outlooka rozpoczyna się dopiero po potwierdzeniu.
3. Należy dezaktywować pole wyboru „Usuń wygasłe elementy“. W przeciwnym razie maile będą usuwane, a nie archiwizowane.
4. Pole wyboru „Archiwizuj lub usuń stare elementy“ musi być aktywne, aby zawartość była później przenoszona do archive.pst.
5. Dzięki zaznaczeniu „Pokaż folder archiwum na liście folderów“ możesz zobaczyć folder archiwum na liście folderów w Outlooku.
6. W polu „Usuń elementy, jeśli starsze niż“ możesz określić, ile lat powinny mieć elementy, takie jak wiadomości e-mail, zanim zostaną usunięte. Domyślnie jest to trzy miesiące. Możesz zmienić zarówno liczbę, jak i jednostkę (tygodnie, dni).
7. W polu „Przenieś stare elementy do:“ należy teraz wybrać utworzony na początku plik archive.pst poprzez Przeglądaj, aby archiwizacja odbywała się w tym pliku.
8. Nie należy aktywować funkcji „Usuń stare elementy na stałe“, chyba że naprawdę chcemy całkowicie usunąć zawartość, ponieważ archiwizacja z punktu 7 jest automatycznie wyłączana po jej aktywacji.
9. Ostatni przycisk na końcu pozwala na zastosowanie wcześniej dokonanych ustawień archiwizacji do wszystkich folderów Outlooka lub nadpisanie innych ustawień.

Konkretnie zmienić auto-archiwizację dla poszczególnych folderów

Być może chcesz zmienić ogólne ustawienia archiwizacji dla poszczególnych folderów, np. archiwizować odebrane wiadomości z konta pocztowego już po tygodniu lub ogólnie wykluczyć je z archiwizacji. Jest to możliwe również w Outlooku.

W tym celu należy przejść do folderu, który ma mieć zmienione ustawienia archiwizacji i poprzez menu kontekstowe w folderze przejść do właściwości.

We właściwościach folderu znajdują się dwie zakładki. Tutaj należy przełączyć się na zakładkę AutoArchiwizacja.

W tym dialogu można określić, czy ten folder nie jest w ogóle archiwizowany, czy obowiązują standardowe ustawienia archiwizacji, czy też własne ustawienia domyślne. Można na przykład określić krótszy lub dłuższy okres czasu, od którego dany element ma być archiwizowany, a nawet określić inny plik archiwalny jako docelowy.

Ręczne wyzwalanie archiwizacji

Po dostosowaniu ustawień archiwizacji co 14 dni otrzymasz wiadomość z pytaniem, czy rozpocząć archiwizację.

Możesz również w każdej chwili uruchomić archiwizację ręcznie. W tym celu przełącz się na Czyszczenie skrzynki pocztowej w Plik -> Narzędzia.

Przy przycisku AutoArchive znajdziesz sposób na ręczne uruchomienie archiwizacji.

Outlook nie archiwizuje poprawnie wszystkich obiektów

Podczas archiwizacji maili możesz zauważyć, że Outlook nie archiwizuje niektórych maili mimo, że elementy już wygasły. Powodem tego jest to, że od wersji 2010 Outlook nie orientuje się na datę otrzymania lub wysłania maila, ale na to kiedy pozycja była ostatnio zmieniana. W tym przypadku trzeba przenieść pocztę ręcznie lub użyć polityki grupy lub zmiany rejestru, aby zresetować zachowanie od wersji Outlook 2010, jak opisuje nasza wskazówka Outlook nie archiwizuje poprawnie wszystkich elementów.

Ręczne przenoszenie obiektów do archiwum

Oprócz automatycznej archiwizacji, możesz również przenieść elementy do archiwum ręcznie. Aby to zrobić, musisz najpierw otworzyć Archive.pst przez „Plik“, jeśli archiwum nie jest jeszcze wyświetlane na liście folderów.

Na liście folderów zobaczysz teraz swój plik archiwum oraz pozostałe skrzynki i foldery.

Możesz teraz przeciągnąć i upuścić elementy z normalnego pliku PST, na przykład wszystkie maile w folderze Sent Items, do folderu Sent Items w archiwum. Jeśli folder w archiwum jeszcze nie istnieje, można utworzyć tam ten lub inne foldery według własnego życzenia.

Zaznaczanie elementów w Outlooku:Za pomocą klawisza CTRL możesz zaznaczyć kilka elementów, jeśli nie są one następujące po sobie. Z kolei klawiszem SHIFT zaznaczasz pierwszy i ostatni element, co powoduje zaznaczenie całej listy pomiędzy nimi.

Zamiast przeciągania i upuszczania, możesz również użyć funkcji „Przenieś“ za pośrednictwem menu kontekstowego. Po prostu wpisz tutaj „Do innego folderu“, a następnie wybierz swój folder archiwalny. Za pomocą tej funkcji można również archiwizować poszczególne foldery.

Porady dotyczące zakresu z funkcją archiwum

Lepsze oznaczenie na liście folderów

Abyś zawsze wiedział, z którego archiwum aktualnie korzystasz, możesz również zmienić nazwę folderów archiwum na liście folderów . W tym celu kliknij folder archiwum, a następnie w menu kontekstowym właściwości pliku danych.

W poniższym dialogu klikamy na przycisk„Zaawansowane“.

W oknie za „Zaawansowane“ można następnie dostosować nazwę w polu „Nazwa“, która jest wyświetlana na liście folderów w Outlooku. Nie powoduje to zmiany nazwy pliku PST.

Nowe akta archiwalne rok po roku

Szczególnie dla użytkowników z dużą ilością poczty wskazane jest organizowanie archiwów poczty w ujęciu rocznym. Aby to zrobić, musiałbyś utworzyć nowy plik archiwum dla każdego roku, na przykład archiv2019.pst, i dostosować ustawienia auto-archiwizacji raz w roku, ale dzięki temu uzyskasz lepszy przegląd i sposób sortowania.

Kompresja plików PST

W zaawansowanych właściwościach plików danych masz również możliwość kompresji plików danych Outlooka. Defragmentuje to „luki“ spowodowane przeniesioną lub usuniętą zawartością i sprawia, że plik jest znacznie mniejszy i szybszy w odczycie lub zapisie.

Kompresja jest szczególnie przydatna dla głównego pliku po każdej sesji archiwizacji.

Nie umieszczaj plików PST na dyskach sieciowych

Microsoft wyraźnie odradza umieszczanie plików PST na ścieżkach sieciowych, jeśli chcemy z nimi pracować. Powodem jest to, że nie tylko wszystkie operacje trwają znacznie dłużej, ale również operacje zapisu są nawet czterokrotnie wolniejsze od operacji odczytu. Ponadto istnieje ryzyko uszkodzenia pliku PST, jeśli połączenie sieciowe zostanie przerwane – nawet na krótko – podczas operacji zapisu, na przykład podczas komponowania nowego e-maila, co nie jest rzadkością, zwłaszcza w przypadku połączeń WLAN.

Szukaj w Archive.pst

Twój plik archiwum jest plikiem danych programu Outlook jak każdy inny. Jeśli go otworzyłeś, możesz również wyszukiwać w pliku takie elementy jak maile.

Przy dużych plikach archiwalnych może jednak minąć trochę czasu, aż Outlook całkowicie zindeksuje zawartość do wyszukiwania.

Tworzenie kopii zapasowych plików PST

Regularnie twórz kopie zapasowe plików programu Outlook. Obejmuje to tworzenie kopii zapasowych plików PST jako kopii do innej lokalizacji, na przykład na innym dysku twardym, NAS lub pamięci USB.

Podsumowanie

Dzięki funkcji archiwizacji zachowujesz szczupłość skrzynki pocztowej, Outlook działa szybciej i nie musisz też obywać się bez starych maili.

Ale nie zapominaj: funkcja archiwizacji nie zastępuje kopii zapasowej plików Outlooka, ponieważ stare maile są tylko przenoszone do innego pliku. Rozwiązania dotyczące tworzenia kopii zapasowych wiadomości e-mail lub całkowitego tworzenia kopii zapasowych programu Outlook można znaleźć w naszym archiwum oprogramowania w kategorii Outlook.

Na przykład, jeśli chcesz przechowywać wiadomości w sposób bezpieczny pod względem prawnym, powinieneś spojrzeć na kopię zapasową danych MailShelf, która przechowuje wiadomości lokalnie w archiwum odpornym na manipulacje i długoterminowym.