W tym kraju księgowość jest bardziej skomplikowana niż w prawie każdym innym kraju na świecie. Niezależnie od tego, czy jest to jednoosobowy start-up, czy duża korporacja, niemal każda firma ma problem polegający na tym, że niemal tonie w papierkowej robocie i marnuje wiele zasobów z powodu utraty efektywności. Czasami jednak przynajmniej część przepełnionej administracji i papierkowej roboty to problem, który sam się narzuca. Dzięki poniższym pięciu wskazówkom, biurokrację w firmach można znacznie ograniczyć.

Biurokracja kosztuje firmy czas i pieniądze

Biurokracja w każdej firmie jest tak rozbudowana, że pochłania wiele czasu, a tym samym powoduje wysokie koszty. Dotyczy to w szczególności:

• Księgowości płacowej
• Prowadzenie ksiąg rachunkowych
• Księgowości przychodów i rozchodów
• Podatek VAT
• Realizacja zamówień
• Gospodarka towarowa

Freelancerzy powinni zaplanować prawie połowę swojego czasu pracy na papierkową robotę, tak aby w pozostałe cztery do pięciu godzin dziennie trzeba było wypracować zysk. Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) często nie są również w stanie pozwolić sobie na specjalistów dla firmy, więc muszą zlecać księgowość na zewnątrz za duże pieniądze. Większe firmy i korporacje inwestują duże sumy pieniędzy w prawników, doradców podatkowych, księgowych i ekspertów finansowych, aby mogli uniknąć błędów, które zagrażają całej ich egzystencji.

Dobrze funkcjonująca księgowość to podstawa sukcesu ekonomicznego firmy. Jeśli ta podstawa nie jest właściwa, organizacja firmy może się załamać. Klienci i pracownicy stają się coraz bardziej niezadowoleni, procesy nie są opłacalne, a magazyn pozostaje pusty. To jednak tylko kilka problemów, które mogą wynikać z szalejącej biurokracji i wynikającej z niej błędnej księgowości. Poniższe pięć wskazówek może pomóc zredukować koszty administracyjne i ponownie skoncentrować się na sprawach zasadniczych.

Wskazówka 1: Prowadzenie księgowości za pomocą oprogramowania

Na szczęście istnieje coraz więcej możliwości dla firm, aby przynajmniej dużą część księgowości prowadzić na komputerze. Istnieją do tego celu kompletne rozwiązania, dzięki którym można zoptymalizować i zautomatyzować procesy. Łączy to je w jedną dużą całość, dzięki czemu można efektywniej wykorzystywać zasoby, a tym samym oszczędzać koszty. Jednym z przykładów takich programów są kompletne rozwiązania handlowe firmy Lexware, które są dostępne dla firm wszelkiego rodzaju. Ci, którzy zdecydują się na takie rozwiązanie, mają stały wgląd we wszystkie liczby biznesowe i mogą przeglądać wszystkie dane i wpływy za jednym kliknięciem myszy. Zwiększa to nie tylko efektywność, ale również przejrzystość.

Porada 2: Zrezygnuj z papieru

Firmy, które prowadzą swoją księgowość za pomocą kompletnego rozwiązania komercyjnego, automatycznie zmniejszają zużycie papieru. Niemniej jednak istnieją inne sposoby, aby zbliżyć się do marzenia o biurze bez papieru. Na przykład istnieją łatwe w obsłudze programy do obsługi procesów zamówień i list urlopowych, które pomagają rejestrować, archiwizować lub udostępniać dane bez konieczności używania papieru. Zamiast tego udostępniają informacje w chmurze. Jednym z przykładów są faktury elektroniczne: chociaż faktury można wystawiać łatwo i prawnie bezpiecznie dzięki rozwiązaniom komercyjnym, wiele firm nadal wysyła tworzone przez siebie faktury pocztą. Według badań Deutsche Bank Research, faktury elektroniczne pozwalają zaoszczędzić średnio 11,60 euro. Szczególnie firmy, które co miesiąc wysyłają pocztą kilkaset faktur, tracą dużo pieniędzy.

Wskazówka 3: Zastąp e-maile szczupłymi platformami współpracy

W komunikacji z partnerami biznesowymi i innymi firmami e-maile będą w przyszłości nadal niezastąpione. Jednak większość maili, które codziennie lądują w Twojej własnej skrzynce odbiorczej, pochodzi od pracowników wewnętrznych. Dawniej koledzy wymieniali się informacjami przy ekspresie do kawy, dziś maila pisze się szybko. Ten rodzaj komunikacji zwiększa jednak wysiłek, natomiast korzyści są mniejsze. Firmy powinny więc korzystać z platform lean collaboration, które działają podobnie jak WhatsApp czy Facebook. Zespoły mogą za ich pomocą wymieniać informacje bezpośrednio i bez komplikacji. Możliwe jest również zdefiniowanie grup według ostrości tematu lub działu, dzięki czemu możliwa jest ukierunkowana wymiana. Dzięki temu również wszystkie informacje warte poznania są zebrane w jednym miejscu, co zwiększa przejrzystość i oszczędza czas.

Wskazówka 4: Stwórz więcej mobilności

Wielu pracowników chciałoby mieć większą mobilność w swojej codziennej pracy. Jednym z przykładów są pracownicy terenowi, którzy chcieliby mieć dostęp do swojego biurka poprzez tablet lub smartfon będąc w drodze. Coraz więcej pracowników uważa, że praca niezależna od czasu i miejsca, znana również jako mobile computing, jest wzbogacająca i wierzy, że zwiększa ona efektywność pracy. Firmy powinny więc stworzyć ku temu niezbędne warunki poprzez digitalizację procesów i danych oraz udostępnienie ich w chmurze. Dla wielu obszarów codziennej pracy istnieją obecnie aplikacje mobilne, które są łatwe w użyciu, np. do składania wniosków o urlop czy rozliczania kosztów podróży. Dzięki temu można też znacznie ograniczyć biurokrację w firmie.

Wskazówka 5: Zwalczaj myślenie silosowe

„Mój projekt, moja wiedza, mój dział“ – ten rodzaj myślenia silosowego jest wciąż bardzo powszechny wśród wielu pracowników. Jednak wyżej wymienione wskazówki dotyczące digitalizacji i reorganizacji procesów mogą pomóc w zwalczaniu tego myślenia silosowego, ponieważ oprogramowanie nie może być zatrzymane przez granice wiedzy i działów. Zamiast tego powstają nowe struktury, które są zorientowane na rzeczywiste potrzeby operacyjne. Na przykład w firmie, która prowadzi sklep internetowy, dział IT, produkcja, zarządzanie towarami i księgowość są zmuszone do współpracy, ponieważ wszystkie pracują z tymi samymi danymi.