O ile większość użytkowników zna możliwości i obszary zastosowań programu Word czy Excel, o tyle w przypadku programu Microsoft PowerPoint panuje spore zamieszanie. W poniższym artykule wyjaśniamy, czym jest Microsoft PowerPoint oraz jakie możliwości i funkcje oferuje ten program do tworzenia prezentacji.

1 Czym jest PowerPoint?

PowerPoint to program do tworzenia prezentacji i część pakietu Microsoft Office. Obok Worda, Outlooka i Excela, PowerPoint jest prawdopodobnie jednym z najczęściej używanych programów z portfolio Office i ma podobną dominację na rynku jak Word czy Excel.

Wiedza podstawowa: Pierwotna wersja pojawiła się już w 1984 roku pod nazwą Presenter dla komputerów Apple Macintosh. Później została przejęta przez Microsoft i wydana w 1990 roku jako PowerPoint dla Windows.

1.1 Te formaty plików są wykorzystywane przez program PowerPoint

PowerPoint używa PPTX jako swojego formatu plików. POTX jest używany dla szablonów. Starsze wersje (97 do 2003) nadal używają PPT dla szablonów i PPS dla plików. Ponadto PowerPoint oferuje liczne opcje eksportu prezentacji, które szczegółowo opiszemy w punkcie 7.

Oprogramowanie do tworzenia prezentacji jest dostępne zarówno dla systemu Windows, jak i MacOS, a pliki są ze sobą kompatybilne. Prezentacja stworzona na komputerze z systemem Windows może być zatem odtworzona również na komputerze Mac z programem PowerPoint i odwrotnie.

Inne programy do tworzenia prezentacji, takie jak Impress z LibreOffice czy Keynote z Apple, mogą otwierać pliki PowerPointa, ale nie obsługują wszystkich funkcji i opcji. W razie wątpliwości należy więc unikać bardzo skomplikowanych funkcji, takich jak animacje, podczas tworzenia prezentacji.

2 Obszary zastosowań programu PowerPoint

W zasadzie program PowerPoint znajduje zastosowanie we wszystkich obszarach, w których rzutnik służył do rzucania slajdów na ścianę w celu pokazania ich publiczności jako uzupełnienie.

Dziś zadanie to przejmuje narzędzie do prezentacji, które za pomocą rzutnika lub dużego ekranu prezentuje słuchaczom elektroniczne slajdy. Zawartość slajdów powinna wspierać temat lub zagadnienie i prowadzić słuchaczy przez prezentację lub wizualizować szczegóły, takie jak dane kwartalne, zdjęcia produktów, procesów lub struktur jako uzupełnienie.

Typowe scenariusze wykorzystania PowerPointa jako narzędzia medialnego to np. prezentacje na określone tematy, prezentacja wyników pracy lub danych liczbowych (obrót, zysk…), wprowadzenie do warsztatu, prezentacja nowego produktu lub jego wprowadzenie itp. Ze względu na szerokie możliwości, program do tworzenia prezentacji może być również wykorzystany do stworzenia interaktywnego pokazu slajdów na 60. urodziny rodziców.

3 Jak pracować z programem Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint działa na tej samej zasadzie, co stary rzutnik ze slajdami, które mogą być wypełnione przez użytkownika licznymi elementami, takimi jak tekst, tabele, grafika, a nawet filmy i audycje.

Po uruchomieniu programu użytkownik zobaczy pusty slajd, który może dowolnie zaprojektować.

W pasku menu znajdziesz liczne elementy do projektu takie jak funkcje tekstowe, kształty, kolory, wykresy, a także funkcje do wstawiania zdjęć, linków internetowych, filmów czy plików audio.

Elementy można nie tylko dowolnie rozmieścić, ale także wpływać na ich zachowanie. Na przykład poprzez animacje można sprawić, że w przypadku wyliczenia nie wszystkie punkty pojawiają się od razu, ale punkt po punkcie. Prezenter musi wtedy za każdym razem naciskać klawisz, aby pojawiły się nowe punkty. Inne możliwości animacji to np. „wlatywanie“, „powiększanie“ czy „wygaszanie“.

Mniej znaczy więcej: Zawsze zdarzają się prezentacje przeładowane animacjami i efektami. Wielu słuchaczy denerwuje zbyt duża ilość animacji. Dlatego należy uważać na możliwości. W naszym artykule Dobra prezentacja w programie PowerPoint: wskazówki i triki znajdziesz wiele porad i wskazówek dotyczących projektowania, dzięki którym Twoja prezentacja będzie udana.

Aby ułatwić pracę ze slajdami, PowerPoint oferuje już różne układy slajdów dla wprowadzenia, tekstów i treści, obrazów, porównań itp.

Aby uzyskać jednolity wygląd, PowerPoint oferuje również liczne szablony, w których zastosowano te same czcionki, kolory i elementy projektowe.

.

Możesz również skorzystać z wzorca slajdów, aby stworzyć własne szablony, które są utrzymane w stylistyce firmowej i wykorzystują powtarzające się elementy, takie jak logo firmy lub kolory stosowane na wszystkich slajdach.

Inne szablony można znaleźć w Internecie , niektóre z nich są bezpłatne. Microsoft na przykład oferuje darmowe szablony dla programu PowerPoint dla subskrybentów Office 365 Premium.

4 PowerPoint oferuje takie możliwości

Oprócz prostych slajdów z tekstem i obrazami, PowerPoint oferuje wiele innych opcji projektowania. Można na przykład stworzyć oś czasu i wykorzystać ją do lepszej wizualizacji kolejności procesów lub wydarzeń.

Dla większej struktury – zwłaszcza w obszernych prezentacjach – PowerPoint oferuje również możliwość stworzenia agendy za pomocą kilku sztuczek.

Dla wszelkiego rodzaju efektów tekstowych dostępna jest w PowerPoint także funkcja WordArt. Tworzy ona trójwymiarowy tekst z wypełnieniami, konturami i cieniami kropelkowymi, a także może być dostosowana do potrzeb użytkownika za pomocą różnego rodzaju kształtów.

4.1 Wykresy organizacyjne, listy, procesy i diagramy

Jeśli chcesz stworzyć wykresy organizacyjne w PowerPoint, pomoże Ci funkcja SmartArt. Za pomocą tego narzędzia, które jest dostępne we wszystkich programach pakietu Office, możesz łatwo tworzyć wykresy organizacyjne o różnych poziomach hierarchii lub piramidy.

Narzędzie SmartArt oferuje również odpowiednie szablony dla procesów, list, cykli czy relacji.

Odpowiednikiem SmartArt jest funkcja diagramu. Z jej pomocą można wizualizować wszelkiego rodzaju liczby bez konieczności wcześniejszego tworzenia wykresu w Excelu.

Zaraz po wybraniu typu wykresu PowerPoint wyświetla tabelę dla kategorii i serii liczb, którą można wypełnić. Można zmienić formę wyświetlania poprzez różne szybkie szablony na pasku funkcji, kolory poprzez już skoordynowane kombinacje kolorów, a także bezpośrednio zmienić dane i wartości kolumn.

4.2 Animacje i efekty

Animacjepozwalają na przesuwanie, pojawianie się lub ukrywaniedowolnych obiektów, takich jak tekst, kształty lubinne elementy na slajdzie. PowerPoint rozróżnia animację wejścia i wyjścia obiektu, a także podkreślenia obiektu.

Aplikacja jest bardzo prosta. Zaznaczasz dany obiekt, a następnie wybierasz jedną z pożądanych animacji. Dla każdej animacji można ustawić czas trwania, opóźnienie i start animacji.

Często stosuje się tutaj „On click“. Możliwe są jednak również animacje łańcuchowe z „with previous“ lub „after previous“. Można również zdefiniować zdarzenia wyzwalające, np. po kliknięciu na określone słowo lub grafikę. Przykładem możliwości może być grafika w prezentacji. Po jej kliknięciu grafika zostaje powiększona lub w prezentacji pojawia się większy obraz, który następnie zanika przy kolejnym kliknięciu.

Inną cechą animacji są ścieżki animacji, gdzie obiekty poruszają się po z góry ustalonych ścieżkach lub według wzorów na prezentacji. PowerPoint ma wiele możliwości w tym zakresie.

Można również dostosować przejścia pomiędzy poszczególnymi slajdami. PowerPoint oferuje tutaj szeroki wybór przejść, takich jakie znasz z programów do edycji wideo lub programów do pokazów slajdów.

Dla doświadczonych użytkowników PowerPoint oferuje również funkcję makr. Można za jej pomocą nagrywać sekwencje i po prostu je powtarzać. Musisz jednak najpierw pokazać funkcje makra. Aby to zrobić, przejdź do opcji w zakładce Plik. W sekcji „Dostosuj wstążkę“ musisz uaktywnić zakładkę „Narzędzia deweloperskie“.

W poniższym filmie ponownie znajdziesz podsumowanie najważniejszych funkcji programu PowerPoint.

5. Prezentacja utworzonych plików programu PowerPoint

Za pomocą klawiatury, myszy lub specjalnego prezentera sterujemy wtedy przepływem prezentacji i przechodzimy ze slajdu na slajd. Jeśli na slajdzie zdefiniowane są animacje takie jak „pojawiaj się“ lub inne zdarzenia, to są one uruchamiane dopiero po naciśnięciu klawisza lub na prezenterze.

Zalety prezentera: Na rynku dostępne są prezentery przeznaczone specjalnie do prezentacji, które zastępują klawiaturę i myszkę odbiornikiem radiowym przez USB. Poręczne urządzenia, zawierające także kolorowy wskaźnik, oferują zwykle funkcje „do przodu“, „do tyłu“ oraz wygaszania i wygaszania slajdów. Ceny zaczynają się od 10 euro. Lepsze modele mają nawet czytnik kart w odbiorniku, dzięki czemu można je wykorzystać także jako pamięć USB do prezentacji.

Podczas prezentacji można zobaczyć kopię slajdów na notebooku albo skorzystać ze specjalnego widoku dla mówcy. Tutaj widzisz aktualny slajd, następny slajd, swoje komentarze do każdego slajdu oraz zegar. Publiczność natomiast będzie widziała na rzutniku tylko bieżący slajd.

6. opcje darmowego użytkowania i alternatywy

Microsoft PowerPoint można używać przez 30 dni z bezpłatną wersją próbną Microsoft Office w języku niemieckim. Na stronie https://office.live.com/ można również korzystać z PowerPoint Online z kontem Microsoft. Jest to odchudzona wersja online oprogramowania, z której korzysta się bezpośrednio w przeglądarce, ale powinna wystarczyć do wielu zadań.

.

Darmową alternatywą jest np. Impress będący częścią OpenOffice i LibreOffice. Ten program do prezentacji pod względem działania bazuje na PowerPoint, ale nie oferuje wszystkich funkcji i opcji.

Dla systemów Mac pierwszym wyborem jest Keynote, który jest nawet oferowany bezpłatnie i błyszczy przede wszystkim łatwością obsługi.

7) Przeglądanie plików Microsoft PowerPoint bez programu PowerPoint

Jeśli chcesz obejrzeć plik PowerPoint bez posiadania samego programu, to kiedyś istniała przeglądarka PowerPoint bezpośrednio od Microsoftu. Nie jest ona jednak już utrzymywana i nie jest aktualna dla pakietu Office 2010, a ponadto nadaje się tylko do systemów 32-bitowych. Można więc skorzystać tylko z jednego z wariantów wymienionych w punkcie 6.

Oprócz Word Mobile i Excel Mobile w Sklepie dla Windows 10 dostępny jest także PowerPoint Mobile. Jest to odchudzona wersja, którą jednak można dobrze wykorzystać jako przeglądarkę. Aby edytować pliki PowerPoint w PowerPoint Mobile, trzeba jednak posiadać ważną subskrypcję Office 365.

Wskazówka: Polecamy dostęp do programu PowerPoint Online bezpośrednio ze strony Microsoft, ponieważ rozwiązanie internetowe nie wymaga instalacji i bardzo ładnie wyświetla istniejące prezentacje.

Alternatywnie można również wyeksportować plik PowerPoint i wybrać PDF jako format docelowy. Każdy ze slajdów jest wtedy konwertowany na stronę PDF i może być przeglądany za pomocą dowolnej przeglądarki PDF lub nawet w przeglądarce. Możliwe jest również wyjście jako indywidualne obrazy, takie jak PNG lub JPG dla każdego slajdu.

Podczas eksportu PowerPoint potrafi również zapisać prezentację jako plik wideo. Można wybierać spośród różnych formatów i rozdzielczości. Takie pliki można odtwarzać na dowolnym urządzeniu tak samo jak PDF.