Czym jest SharePoint? Wielu użytkowników systemu Windows nie wie, co zrobić z tym terminem. W tym krótkim artykule przedstawimy Ci oprogramowanie Microsoftu ze świata biurowego, prosto wyjaśnione.
Microsoft SharePoint to platforma internetowa Microsoft Office, która znacznie ułatwia współpracę i organizację w działach i firmach.
SharePoint jest mniej odpowiedni dla użytkowników prywatnych. Mocne strony SharePoint są skierowane do środowisk pracy, w których wielu pracowników musi mieć dostęp do danych i wymagana jest koncepcja autoryzacji oraz wspólna koordynacja, na przykład kalendarze zespołowe, zarządzanie projektami itp.
Microsoft SharePoint można wynająć jako SharePoint Online od 4,20 euro indywidualnie lub nieco poniżej 20 euro wraz ze wszystkimi aplikacjami Office dla firm jako Office 365 E3. Inną opcją jest posiadanie własnego serwera SharePoint, na który wymagane są licencje na użytkownika/klienta.
Spis treści
1 Microsoft SharePoint – co to jest?
Aby odpowiedzieć na pytanie, czym jest SharePoint, musimy przyjrzeć się bliżej portfolio Office firmy Microsoft.
Dzięki Wordowi, Excelowi i PowerPointowi Microsoft oferuje już trzy najważniejsze produkty biurowe z własnego domu. Podczas gdy indywidualni użytkownicy lub mniejsze działy mogą jeszcze poradzić sobie z prostym systemem przechowywania plików, w większych środowiskach biurowych sprawy szybko stają się zagmatwane i chaotyczne: brak wersjonowania, brak poziomów autoryzacji, brak wspólnej współpracy nad dokumentami i trudniejsze wyszukiwanie dokumentów Office w zagmatwanych strukturach folderów spowalniają koordynację i bezproblemową współpracę w codziennym życiu biurowym.
Tylko OneNote, jeśli pliki są przechowywane na dysku sieciowym, może być bez problemów używany przez kilku użytkowników jednocześnie na jednej bazie danych poprzez synchronizację. W przypadku Microsoft Outlook i jego funkcji zespołowych, aby korzystać ze wspólnych kalendarzy, poczty i skrzynek pocztowych czy list zadań, niezbędny jest już serwer Exchange. Z kolei dla Worda, Excela i PowerPointa platformą z wyboru jest SharePoint, który oferuje dodatkowe funkcje poza prostą wymianą dokumentów.
Dzięki SharePoint firmy mogą tworzyć własne strony intranetowe dla działów i podgrup, na których współdzielone dokumenty są nie tylko łatwiejsze do znalezienia poprzez meta-informacje, ale także umożliwiają dostęp (czytanie, pisanie).
1.1 Zalety SharePoint dla użytkowników
Strony intranetu mogą zawierać dalsze informacje, takie jak wiadomości w formie blogów, wiki, kalendarze, czaty zespołowe i oczywiście repozytorium dokumentów. Zalety SharePointa dla użytkownika są następujące
- dostęp do wszystkich treści poprzez przeglądarkę internetową na komputerze stacjonarnym, jak i mobilnym, a także możliwość ich edycji w przeglądarce dzięki Office Online.
- dokumenty takie jak teksty czy tabele z meta danymi i słowami kluczowymi mogą być wyszukiwane znacznie lepiej niż w klasycznej strukturze plików.
- kilku pracowników może pracować nad jednym dokumentem na różnych platformach (PC, Mac lub urządzenie mobilne).
- strona startowa może w idealnym przypadku zawierać również inne ważne informacje, takie jak zlecenia pracy, instrukcje, ważne daty lub ogłoszenia.
2 SharePoint wyjaśniony prosto – jakie funkcje oferuje SharePoint?
SharePoint obejmuje sześć obszarów funkcjonalnych, które zostały nazwane i zdefiniowane przez Microsoft w następujący sposób:
- Witryny
Witryny są centralnym elementem programu SharePoint. Firmy mogą projektować i dostosowywać witryny za pomocą szablonów lub bezpłatnego programu SharePoint Designer, dzielić je na dowolną liczbę podintranetów dla podległych działów i wypełniać strony treścią, taką jak biblioteka dokumentów, wiadomości i ogłoszenia w formie bloga, kalendarz i listy, a także inne elementy, takie jak aplikacje innych firm. SharePoint działa jak system zarządzania treścią (CMS), ale dostosowany do potrzeb produktywnych środowisk pracy. - Społeczności
SharePoint ma za zadanie promować i ułatwiać komunikację między pracownikami i działami. Jest to możliwe dzięki udostępnianiu informacji i wiadomości w formie bloga, ale także funkcji czatu za pośrednictwem narzędzi Microsoftu, takich jak Teams czy Skype. - Zawartość
Aplikacja SharePoint daje dostęp do wszystkich istotnych dokumentów w podróży.
Sercem oprogramowania jest biblioteka dokumentów. Pliki takie jak dokumenty Word, arkusze kalkulacyjne Excel, obrazy, pliki PDF itp. mogą być przechowywane w SharePoint i wzbogacone o metadane, takie jak kategorie i treść, w celu szybszego wyszukiwania. Przechowywane treści mogą być edytowane bezpośrednio w przeglądarce lub w aplikacji np. Word, a później ponownie przechowywane w SharePoint w zaktualizowanej formie. Dokumenty mogą być współdzielone, udostępniane, zarządzane i jednocześnie edytowane z innymi użytkownikami lub grupami. - Wyszukiwanie
Funkcja wyszukiwania w SharePoint indeksuje nie tylko nazwy plików, ale także meta dane, a nawet treść. Dokumenty można w ten sposób znaleźć znacznie szybciej niż poprzez klasyczną strukturę folderów. - Kompozyty
Microsoft używa terminu Composites do opisania funkcji łączenia różnych elementów z innych aplikacji Office, a także z aplikacji SharePoint innych firm na jednej stronie SharePoint. Do tego celu służy SharePoint Store w SharePoint, którego aplikacje znacznie rozszerzają zakres funkcjonalny stron SharePoint, na przykład program do obsługi formularzy, słownik Wiki lub złożone aplikacje do obsługi przepływu pracy dla poszczególnych rozwiązań. - Insights
Dane firmowe, takie jak analizy sprzedaży czy kosztów operacyjnych, można przygotować z różnych źródeł w SharePoint i wyprowadzić w postaci list lub grafik.
Microsoft oferuje szkolenie wideo z zakresu SharePoint, które wyjaśnia szybki start, wprowadzenie do SharePoint, jak tworzyć witryny, posty i listy oraz jak udostępniać i synchronizować pliki.
Jak korzystać z Microsoft SharePoint w przedsiębiorstwie?
Microsoft oferuje klientom dwa sposoby korzystania z programu we własnej firmie.
3.1 SharePoint Online
Dzięki SharePoint Online jako części rodziny Office 365, firmy mogą korzystać z usługi online już za 4,20 euro netto za użytkownika. Wszystkie pliki i dane użytkownika są przechowywane w chmurze Microsoft i mają tę zaletę dla firm, że nie potrzebują własnego serwera. Za pomocą OneDrive for Business, który zastąpił SharePoint Workspace, można synchronizować online lokalne dane.
Microsoft oferuje kilka opcji online, które w największym wariancie (Office 365 E3) za niespełna 20 euro za użytkownika miesięcznie oferują nie tylko rozbudowane funkcje SharePoint, ale także dostęp do produktów Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access i Publisher, a także serwer Exchange online, OneDrive for Business, Skype, Teams, Yammer i inne usługi.
3.2 Microsoft SharePoint Server
Dla większych firm z wystarczającą infrastrukturą i wiedzą informatyczną Microsoft oferuje również oddzielny serwer, na którym na centralnym serwerze znajduje się firmowy intranet. Koszty wariantu serwerowego opierają się na wykorzystaniu modelu serwer/CAL (Client Access License). Potrzebujesz zatem licencji nie tylko dla serwera SharePoint, ale także dla każdej osoby/klienta, który uzyskuje dostęp do serwera SharePoint. Dalsze informacje można znaleźć również w licencjonowaniu.