Przemyślane planowanie jest podstawą pracy koncepcyjnej lub zespołowej i nie zawsze potrzebne jest do tego pełne oprogramowanie do zarządzania projektami. Microsoft Planner to internetowe narzędzie do zarządzania zadaniami i dobra alternatywa dla małych i średnich przedsiębiorstw. Tutaj dowiesz się, co potrafi to narzędzie organizacyjne firmy Microsoft i czy warto je kupić do swoich celów.

1. dla kogo jest odpowiedni Microsoft Planner?

Microsoft Planner to poręczne, małe narzędzie, które pozwala na przydzielanie zadań oraz definiowanie i organizowanie harmonogramów. W porównaniu z dużymi programami do zarządzania projektami, takimi jak PlanView czy PM-Smart, ma ograniczoną funkcjonalność, ale nadal jest wspaniałym narzędziem do zarządzania mniejszymi projektami i doskonałym uzupełnieniem Microsoft Teams.

Z Microsoft Planner możesz korzystać na przykład zawsze wtedy, gdy potrzebujesz

• nie trzeba zarządzać dodatkowymi mocami i zasobami
• planowane są procedury zwinne (np. Kanban lub Scrum)
• nie ma współzależności między zadaniami

Dobrze wiedzieć: Microsoft Planner można również połączyć z klientem Project Online za pomocą standardowego interfejsu lub specjalnych narzędzi firm trzecich.

2 Microsoft Planner w skrócie

Microsoft Planner jest zintegrowany ze środowiskiem Office 365, a więc posiada interfejsy między innymi do SharePoint, Teams czy Outlook .

Jeśli posiadasz już subskrypcję Office 365 Business, możesz łatwo uzyskać dostęp do programu za pośrednictwem portalu Office 365, jak opisano poniżej.

1. Wywołaj stronę główną Office 365 Server poprzez przeglądarkę ( http://office.com/signin lub https://portal.office.com) i zaloguj się na swoje konto.
2. Wybierz ikonę Planner w panelu startowym aplikacji lub kafelek Microsoft Planner na stronie startowej pulpitu Office 365.

Dobrze wiedzieć: Jeśli kafelek dla Microsoft Planner nie jest wyświetlany, zwykle można go pokazać poprzez „Wszystkie aplikacje“ lub „Poznaj wszystkie aplikacje „.

Co jednak zaskakujące, Microsoft nie oferuje do pobrania aplikacji Planner dla systemu Windows. Aplikacja jest obecnie oferowana tylko dla Androida i iPhone’a.

2.1 Tworzenie nowych zadań w Microsoft Planner

Po uruchomieniu pierwszą rzeczą, o którą prosi Microsoft Planner, jest utworzenie nowego planu. Widok otwiera się automatycznie; w przeciwnym razie można otworzyćokno dialogowe ręcznie poprzez przycisk „Utwórz plan“.

Następnie zdefiniuj fazy swojego projektu w postaci tzw. „kubełków“. Są to nic innego jak nagłówki kolumn, za pomocą których dzielisz i sortujesz zadania.

Teraz możesz dodawać zadania w ramach każdego wiadra. Odpowiadają one poszczególnym etapom pracy w Twoim projekcie i zawierają następujące kryteria:

• Nazwa i opis
• Status
• Data rozpoczęcia i zakończenia
• Przypisane do
• Załączniki
• Lista kontrolna

3. Najważniejsze funkcje Microsoft Planner w skrócie

Microsoft Planner to najłatwiejszy z możliwych sposobów organizowania zadań i pracy nad nimi na różnych platformach. Poniżej przedstawiamy najważniejsze funkcje tego małego elektronarzędzia:

3.1 Collaborative Task Management dla lepszego przeglądu

Za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego Microsoft Planner możesz wyświetlić listę wszystkich swoich zadań i ich status (we wszystkich planach). Aby to zrobić, kliknij przycisk „Moje zadania“ w menu nawigacyjnym po lewej stronie. Po utworzeniu zadania, możesz łatwo przypisać je do odpowiedniego członka zespołu poprzez przeciąganie i upuszczanie. Jeśli komuś zostanie przypisane nowe zadanie, otrzyma on automatycznie powiadomienie z Microsoft Planner.

Dzięki funkcjom przejrzystości i bezpieczeństwa członkowie zespołu mogą w każdej chwili śledzić, kto aktualnie pracuje nad jakim zadaniem i zostawiać komentarze do danego zadania lub odpowiadać na nie. Dzięki integracji z Microsoft Outlook, funkcjonalność ta jest dostępna również dla grup i zespołów Outlook. To sprawia, że Microsoft Planner jest szczególnie interesujący dla wsparcia aplikacji.

Wrazie potrzeby można również dodawać załączniki dozadań, planować terminy w kalendarzu lub wprowadzać i strukturyzować notatki ze spotkaństąd.

Wskazówka: Ustawiając dostęp dla gości, Twoje zespoły mogą współpracować także z osobami spoza Twojej organizacji.

3.2 Widok planowania do przeglądania zadań w kalendarzu

Dzięki Microsoft Planner już nigdy w przyszłości nie przegapisz terminu, ponieważ w widoku planowania możesz łatwo wyświetlić terminy płatności lub w razie potrzeby przenieść wpisy bezpośrednio do kalendarza programu Outlook (iCalendar feed). Masz również możliwość ustawienia przypomnień w postaci powiadomień o terminach, które informują Cię e-mailem lub SMS-em o zadaniach należnych w najbliższym tygodniu.

Korzystając z widoku dashboardu, możesz filtrować po zadaniach z datą rozpoczęcia lub datą wymagalności. Planner wyświetla zadania bez terminu realizacji na liście „Zadania nieplanowane“ (po prawej stronie kalendarza). Listę możnasortować według kategorii, kubełka, postępu i przypisanego redaktora za pomocą rozwijanego menu „Grupuj według„.

Następnie możesz wyświetlić wszystkie szczegóły danego zadania w widoku ogólnym, klikając na „Pokaż na mapie“.

Wskazówka: Możesz ponownie usunąć zadanie z kalendarza, po prostu przeciągając je na listę „Zadania nieplanowane“ lub usuwając termin płatności i datę rozpoczęcia w oknie edycji.

3.3 Skuteczniejsze rozwiązywanie problemów z pomocą czatu projektowego

Zintegrowany czat projektowy umożliwia rozmowę z innymi członkami Twojego zespołu o postępach w projekcie, wszelkich nowościach lub problemach oraz o przetwarzaniu konkretnych zadań. Czat umożliwia wymianę informacji w czasie rzeczywistym, a tym samym przyczynia się do szybszego i bardziej efektywnego sposobu pracy.

Jeszcze więcej porad i wskazówek dotyczących Microsoft Planner znajdziesz w tym samouczku wideo: