W wielu nowoczesnych firmach dział IT jest jednym z najważniejszych obszarów. Zadania bardzo często przetwarzane są w formie projektowej. Aby w zalewie biletów, analiz, konceptualizacji i niezbędnej komunikacji nic nie umknęło, a cel mógł być pewnie osiągnięty, firmy wykorzystują narzędzia do zarządzania projektami IT, które wprowadzają strukturę w chaos.

W tym artykule pokazujemy, jak projekt IT może odnieść sukces, na co należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami i które narzędzia PM zadomowiły się w firmach różnej wielkości.

Czym tak naprawdę jest projekt?

Niemiecki Instytut Normalizacyjny (DIN) opisuje projekt jako.
„projekt, który zasadniczo charakteryzuje się wyjątkowością warunków w całości, takich jak: Ustalenie celu, warunki czasowe, finansowe, personalne lub inne, rozgraniczenia od innych projektów i organizacja specyficzna dla projektu.“

Jest to zatem działanie jednorazowe, odbywające się w jasno określonych ramach finansowych, kadrowych i czasowych. Jest samoorganizujący się i odróżniający się od innych projektów lub działań przedsiębiorstwa. Jeśli projekt ten znajduje się w sferze technologii informacyjnej, nazywany jest projektem informatycznym.

Wskazówka: Niektóre firmy informatyczne wyspecjalizowały się w pracy projektowej jako modelu biznesowym. Tworzą one, utrzymują i rozszerzają oprogramowanie na życzenie klienta. To oprogramowanie wraz z odpowiedzialnymi pracownikami jest tutaj traktowane jako projekt.

2 Wybór metodologii ma kluczowe znaczenie

Gdy planowanie projektu jest już zakończone, nadszedł czas na wybór metodyki. W ostatnich latach utrwaliły się różne podejścia do obsługi projektów. W zasadzie można je posegregować na metody klasyczne i tzw. zwinne. Te ostatnie od pewnego czasu zyskują na popularności i są metodami coraz częściej wykorzystywanymi w oprogramowaniu do zarządzania projektami.

Poniżej znajduje się lista kilku najbardziej znanych metod:

Tradycyjne metody projektowe:

• Prince2
• IPMA
• Metoda wodospadowa

Zwinne metodyki prowadzenia projektów:

• Kanban
• Scrum
• Programowanie ekstremalne

Wiele metod zwinnych wywodzi się z dziedziny tworzenia oprogramowania i dlatego bardzo dobrze nadają się dla zespołów IT. Z tego powodu w dalszej części rozdziału chcielibyśmy krótko przedstawić dwie metody Scrum i Kanban.

2.1 Scrum

Framework Scrum składa się zasadniczo z trzech ról. Jedną z nich jest oczywiście zespół programistyczny lub projektowy.

Ponadto istnieje„właściciel produktu„, który ustala wymagania dla projektu i jest uważany za odpowiedzialnego za produkt. Jest on również pośrednikiem pomiędzy zespołem deweloperskim a osobami zewnętrznymi, zwanymi„interesariuszami„.

Trzecią osobą zaangażowaną w projekt jest„Scrum Master„. Osoba ta działa jako rodzaj moderatora lub trenera w zespole deweloperskim, ale sama nie jest częścią zespołu deweloperskiego. Jest to zatem menedżer, który nadzoruje projekt Scrum, nie oceniając go ani nie podejmując działań dyscyplinarnych.

Scrum początkowo ma tylko luźne wytyczne, aby projekt mógł być prowadzony jak najbardziej elastycznie. Zdefiniowany jest„backlog„, który jest uszeregowanym pod względem ważności katalogiem wymagań dla produktu końcowego.

Ostatnią częścią są tzw.„sprinty„, czyli okno czasowe, w którym przetwarzane i uzupełniane są konkretnie wybrane wymagania z backlogu.

2.2 Kanban

Metoda Kanban opiera się przede wszystkim na wizualnej reprezentacji. W klasycznym wdrożeniu Post-Its są przyklejone w trzech kolumnach: „To-Do“, „Work in Progress“ i „Done„. Na karteczkach Post-Its zapisywane są poszczególne etapy pracy, które następnie mogą być przesuwane zgodnie z aktualnym statusem.

Dzięki tej metodzie cały zespół może natychmiast zobaczyć na tablicy, w jakiej fazie znajdują się obecnie poszczególne etapy projektu . W ten sposób można szybko rozpoznać zbliżające się zatory zadań i najlepiej ich uniknąć.

3 Rynek oprogramowania do planowania jest duży

W projektach informatycznych oczywistym jest, że gdy używa się komputerów, stosuje się również oprogramowanie do zarządzania projektami, które wykorzystuje wymienione metody, rozszerza je i udostępnia wyniki online. Jednak narzędzia PM od pewnego czasu zadomowiły się również poza sektorem IT.

Microsoft wydał swoje pierwsze oprogramowanie do zarządzania projektami„Microsoft Project“ już w 1984 roku i do dziś wspiera je regularnymi aktualizacjami. W ciągu kolejnych 35 lat Microsoft nie był jednak jedynym przedsiębiorstwem, które dostrzegło potencjał oprogramowania do planowania.

W związku z tym zespoły projektowe stają przed trudną decyzją, gdy chcą skorzystać z oprogramowania do planowania pracy. Różni dostawcy skupiają się na różnych czynnikach , takich jak komunikacja, łączenie zasobów czy przejrzystość.

Wielkość zespołu projektowego również może mieć znaczenie. Niektóre narzędzia nie są odpowiednie dla małych zespołów z punktu widzenia ceny lub oferują zbyt mało funkcji dla dużych zespołów. W ostatniej części chcielibyśmy przedstawić dwa narzędzia, które mogą być dobrym rozwiązaniem dla Twojej firmy.

4 Przedstawione dwa narzędzia do zarządzania projektami IT

4.1 Jira

Przede wszystkim należy wspomnieć, że Jira, oprogramowanie wydane przez firmę Atlassian, jest dostępne w czterech wersjach. Oprogramowanie Jira zostało zaprojektowane specjalnie dla projektów programistycznych i oferuje między innymi mapy drogowe, funkcję raportowania i tablice Kanban. Jira Service Desk jest przeznaczony do obsługi klienta dla zespołów IT i oferuje system biletów i bazę wiedzy. W kwietniu 2019 roku Atlassian ogłosił Jira Align, który jest skierowany do dużych firm i jest szczególnie przeznaczony do optymalizacji procesów.

Najciekawszą wersją do zarządzania projektami jest Jira Core. Została ona stworzona do ogólnego zarządzania projektami i powinna spodobać się jak najszerszej grupie działów. Aby to osiągnąć, można dostosować oprogramowanie do swoich potrzeb.

Jira Core wykorzystuje przepływy pracy jako podstawę, na której można zbudować swój projekt. Istotne informacje są wyświetlane w jednym miejscu, a zadania do wykonania mogą być dystrybuowane za pomocą powiadomień. Oprogramowanie do planowania oferuje również konfigurowalne pulpity, które mogą między innymi informować o obciążeniu pracą lub wyświetlać szybki, gotowy raport. Dopełnieniem oprogramowania jest widok kalendarza dla terminów i spotkań.

Wszystkie wersje Jiry można rozbudowywać za pomocą wtyczek. Na przykład dzięki interfejsowi REST można w Jirze doposażyć się w rejestrację czasu pracy lub zautomatyzowane procesy.

Jira Core jest dostępna online przez przeglądarkę i może być hostowana w chmurze lub na własnych serwerach. Oczywiście dla każdej wersji Atlassian oferuje również aplikację do pracy mobilnej.

4.2 Trello

Trello, również obsługiwane przez Atlassian, to internetowe narzędzie do zarządzania projektami IT. Opiera się ono na zasadzie Kanban i również w centrum oprogramowania umieszcza tablice. Na tych tablicach karty zawierające to-do mogą być podzielone na listy. Na początku dostępne są trzy listy „To-Do“, „In Progress“ i „Finished“, co jest typowe dla Kanban. Można je jednak dowolnie zmieniać nazwy, usuwać lub rozszerzać.

Poszczególne karty mogą być projektowane według potrzeb. Na przykład można dodać załączniki, ustalić terminy lub dodać komentarze.

Podstawowa wersja Trello jest darmowa, ale posiada kilka funkcji premium . Narzędzie to oferuje również mobilny widok webowy, a także aplikację dla Androida i iOS.

Krótkie wprowadzenie do Trello znajdziesz w poniższym filmie: