Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą i przedsiębiorcy wiedzą aż za dobrze, jak czasochłonne może być i jest prawidłowe prowadzenie księgowości. Te czynności biurowe kosztują nie tylko czas, ale i nerwy. Kiedy zapuka urząd skarbowy, wszystko powinno i musi być poprawne. Nowoczesne oprogramowanie biurowe pomaga w tym osobom i firmom prowadzącym działalność gospodarczą.

Księgowość, faktury, oferty i wiele więcej

Podstawowym aspektem księgowości jest tworzenie faktur. Oprócz adresu, opisu dostarczonych artykułów lub wykonanej usługi oraz danych ilościowych, na każdej fakturze znajdują się indywidualne ceny dla każdego produktu/usługi oraz cena łączna z VAT.

Na koniec dnia pracy lub projektu osoby prowadzące działalność gospodarczą i przedsiębiorstwa muszą mieć zestawienie wykonanych usług, a po zakończeniu zlecenia podsumowanie kosztów w celu sporządzenia faktury. Jest to niezbędne między innymi do rozliczeń podatkowych. Ponadto do zeznania podatkowego należy dołączyć różne paragony i kopie.

Nowoczesne programy do fakturowania ułatwiają prowadzenie księgowości

O ile dawniej wszystkie dokumenty trzeba było skrupulatnie przechowywać i segregować, o tyle obecnie prowadzenie księgowości jest znacznie łatwiejsze dzięki nowoczesnym programom komputerowym. Istnieje specjalne oprogramowanie do klasycznej księgowości, do zarządzania zamówieniami i zaopatrzeniem, a także narzędzia do rozliczania płac. To, czego do tej pory brakowało: program, który zawiera wszystkie ważne funkcje do zarządzania firmą i klientami: Pisanie faktur, zarządzanie dokumentami i klientami, a także organizacja zapasów.

Nowoczesne oprogramowanie biurowe jako alternatywa

Programy biurowe online, takie jak sevDesk, z których można korzystać nawet w wersji bezpłatnej, postawiły sobie za cel wypełnienie tej luki. Oparty na chmurze program do faktur online wspomnianego przykładowego oprogramowania został opracowany przede wszystkim dla osób prowadzących działalność gospodarczą, założycieli firm oraz małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Podczas tworzenia faktury adres klienta i opisy artykułów są automatycznie filtrowane z danych głównych. Ponadto program do faktur automatycznie wypełnia obowiązkowe informacje prawne.

Użytkownicy sevDesk mają różne możliwości wysłania faktury lub oferty. Po pierwsze, fakturę można wysłać online przez sam program. E-maile są wtedy tworzone w formacie PDF i wysyłane jako załączniki. Po drugie: Za pomocą zintegrowanego z programem interfejsu pocztowego wysyłka pocztą jest obsługiwana online. Eliminuje się czas i koszty związane z drukowaniem, kopertowaniem i frankowaniem, a także z chodzeniem na pocztę lub szukaniem skrzynki na listy. Jeśli chcesz sam zająć się procesem pocztowym, możesz – opcja numer trzy – zapisać fakturę jako dokument PDF, wydrukować ją i zająć się wszystkimi innymi krokami aż do wysłania jej osobiście.

Dalsze funkcje:

• Tworzenie i zarządzanie kilkoma centrami kosztów za pomocą funkcji „Księga kasowa“.
• Za pomocą funkcji „Zarządzanie zapasami“ sevDesk zapewnia przegląd stanów magazynowych.
• Tworzenie prognozy sprzedaży poprzez ocenę wszystkich ofert i zamówień biznesowych.
• Praca mobilna jest możliwa dzięki aplikacji na smartfony.
• Archiwizacja e-maili i innych ważnych transakcji biznesowych.

Szanse i zagrożenia związane z cloud computingiem

W czasach nasilającej się cyberprzestępczości klienci często mają zastrzeżenia do przechowywania swoich niekiedy wrażliwych danych online w chmurze. Tak zwane cloud computing ma dwie kluczowe zalety dla firm: Z jednej strony oszczędzają koszty, ponieważ zmniejszają się inwestycje na sprzęt i oprogramowanie, a z drugiej strony mogą pracować wydajniej, ponieważ użytkownicy mają dostęp do przechowywanych danych i zasobów IT z dowolnego miejsca.

Pomimo rosnącej liczby użytkowników, kolejni potencjalni użytkownicy chmury są nadal niepewni i sceptyczni ze względu na trwające dyskusje o działaniach szpiegowskich podejmowanych przez państwowe agencje wywiadowcze oraz wzrost szpiegostwa przemysłowego – wynika z badania KPMG. Cloud Monitor 2014 został przygotowany przez Bitkom Research GmbH na zlecenie firmy audytorskiej KPMG, badanie to było przygotowywane corocznie w okresie od 2011 do 2014 roku. Bada ono obecny status i wykorzystanie chmury obliczeniowej w czasie, aby pokazać rozwój w różnych branżach i rozmiarach firm.

Niektóre wyniki aktualnego badania KMPG w skrócie:

• 40 procent badanych firm korzysta z chmury obliczeniowej, kolejne 29 procent planuje jej wykorzystanie i przynajmniej omówiło ją w apartamencie kierowniczym.
• Zdecydowana większość użytkowników chmury prywatnej (83 proc.), jak i publicznej (67 proc.) określa swoje dotychczasowe doświadczenia jako pozytywne.
• Jednocześnie 74 proc. firm klasyfikuje cyberprzestępczość ze strony osób prywatnych, firm lub służb wywiadowczych jako realne zagrożenie.
• 49 procent badanych firm stwierdziło, że afera NSA negatywnie wpłynęła na ich stosunek do publicznej chmury obliczeniowej. W odniesieniu do chmury prywatnej odsetek ten jest podobnie wysoki.
• 51 procent wyciągnęło konsekwencje z inwigilacji wywiadu.
• Według tego badania 25 procent z zadowoleniem przyjmuje chmurę narodową, nawet jeśli wiązałoby się to z dodatkowymi kosztami.