Niezależnie od tego, czy jest to MŚP czy duża korporacja, postępująca cyfryzacja oznacza, że firmy nie mogą już nic zrobić bez IT. Strategiczne zarządzanie IT powinno być zawsze ważną częścią ogólnej strategii firmy, ponieważ sukces i rozwój przedsiębiorstwa w znacznym stopniu od niego zależą. W tym artykule pokazujemy, co należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu strategii IT. Ponadto dowiesz się, z jakich podobszarów się ona składa i dlaczego tak naprawdę jest to proces ciągły i dynamiczny.

1. podstawy tworzenia strategii IT

W dzisiejszych czasach ważna strategia przedsiębiorstwa nie może obejść się bez odpowiedniej strategii IT, ponieważ zapewnia ona zaopatrzenie firmy w indywidualnie dopasowany sprzęt i oprogramowanie. Strategia IT jest częścią składową strategii przedsiębiorstwa i wynika z ogólnych celów przedsiębiorstwa oraz istniejących procesów przedsiębiorstwa.

Jest również zorientowana na wymagania całej firmy i klientów oraz uwzględnia nowe trendy i innowacje oprócz wszystkich zaangażowanych działów firmy (np. produkcja, sprzedaż, logistyka, HR, finanse, zakupy). Z tego powodu jest to również jeden z centralnych elementów zarządzania IT.

Strategia IT składa się z 5 podobszarów:

• Strategia infrastruktury obejmuje fundamenty technologiczne, takie jak sprzęt, system operacyjny i sieci.
• Strategia aplikacji zajmuje się aplikacjami i oprogramowaniem wspierającym procesy biznesowe i zwiększającym ich wydajność.
• Strategia innowacji identyfikuje i ocenia nowe podstawowe technologie, trendy i innowacje oraz ich korzyści dla sukcesu firmy.
• Strategia zaopatrzenia sprawdza, które obszary mogą być pokryte przez samo IT, a które muszą być zlecone na zewnątrz, w oparciu o łańcuch wartości w firmie. Zasadniczo możliwe są również formy mieszane (np. obsługa wewnętrzna, konserwacja zlecona na zewnątrz).
• Strategia inwestycyjna wynika z czterech wymienionych strategii indywidualnych i opisuje, w jaki sposób można je realizować możliwie sprawnie i skutecznie.

Ciągłe kontrole i przeglądy IT i jej procesów zapewniają, że rozwój rzeczywiście odbywa się zgodnie ze specyfikacją. Za strategię IT odpowiada zawsze najwyższy szczebel zarządzania.

1.1 Główne cele strategii IT

Strategia informatyczna ma zasadniczo cztery cele:

• Przedstawienie ram dla efektywnego zarządzania IT w organizacji.
• Określenie kierunku i zakresu podejmowanych działań
• Przyczynić się do osiągnięcia celów firmy w perspektywie średnio- i długoterminowej
• Tworzyć łańcuch wysokiej wartości w firmie poprzez jak najlepsze wykorzystanie IT

2. 5 faz tworzenia strategii IT

Opracowanie i wprowadzenie strategii IT w firmie odbywa się w różnych fazach, które szczegółowo wyjaśnimy Państwu w tym rozdziale.

2.1 Faza 1: Analiza obecnej sytuacji

Pierwszym krokiem w rozwoju strategicznym jest kompleksowa analiza stanu AKTUALNEGO technologii informacyjnych w firmie i poszczególnych działach. Uwzględnia ona zarówno czynniki wewnętrzne, jak i zewnętrzne i obejmuje nie tylko strukturę organizacyjną i przebieg procesów, ale także zakres usług. Podstawą jest ocena aktualnej sytuacji, za pomocą której można określić potrzebę działania i potencjalne ograniczenia.

Ponadto faza ta służy również ocenie aktualnej dojrzałości IT z punktu widzenia organizacji. W tym celu przeprowadzane są warsztaty i ankiety z kierownictwem firmy, szefami działów oraz przedstawicielami działów specjalistycznych.

2.2 Faza 2: Definiowanie celów

Na podstawie analizy sytuacji definiowane są cele IT, które wynikają z celów korporacyjnych. Są one następnie wykorzystywane do zdefiniowania orientacji strategicznej.

Z jednej strony stanowi to pomoc w orientacji i ramy, ale jednocześnie ogranicza swobodę działania w odniesieniu do projektów i środków utrzymania. Kamienie węgielne orientacji strategicznej (np. wzmocnienie lojalności klientów, optymalizacja jakości) są z reguły korygowane raz w roku lub w kontekście dużych zmian.

Dobrze wiedzieć: Wywodzenie celów IT z celów korporacyjnych musi być zrozumiałe, ponieważ tylko w ten sposób można sprawdzić zgodność ze strategią korporacyjną.

2.3 Faza 3: Opracowanie stanu TARGET

.

Trzecia faza poświęcona jest opracowaniu stanu TARGET, który jest dostosowany do potrzeb firmy i służy realizacji wcześniej zdefiniowanych celów (firmy). Obejmuje ona identyfikację i analizę aktualnych trendów IT, odpowiednich wymagań technicznych i strategii sourcingowych, a także przegląd obecnego portfolio oraz zarządzania programami i projektami. Ponadto przeprowadzane jest również badanie istniejących zasobów ludzkich (w tym szkoleń i rozwoju) oraz przegląd zarządzania bezpieczeństwem IT.

W przeszłości strategia IT opisywała docelowy stan TARGET dla architektury oprogramowania/sprzętu (np. organizacja, procesy, aplikacje). Ze względu na rosnące wymagania w zakresie elastyczności nie dąży się już jednak do statycznych stanów docelowych, lecz definiuje się rozwiązania, które pozwalają na dynamiczne dostosowania.

2.4 Faza 4: Sformułowanie, opracowanie i wdrożenie

Kolejnym krokiem jest sformułowanie i opracowanie strategii IT, za pomocą której można zrealizować pożądany stan TARGET. Należy wyjaśnić, jakie działania („opcje działania“) są do tego niezbędne, jakie systemy i zasoby są potrzebne i jak mają być one uszeregowane pod względem ważności lub zamówione.

Ponadto definiowane są działania mające na celu dostosowanie istniejącego sprzętu i oprogramowania do potrzeb firmy. Na koniec tej fazy strategia IT jest wybierana i oficjalnie przyjmowana.

Dobrze wiedzieć: Mniejsze zmiany w strategii (np. standaryzacja), które można wdrożyć stosunkowo szybko i przy niewielkim wysiłku, nazywane są w żargonie „quick wins“. Natomiast większe dostosowania muszą być realizowane jako projekty w ramach zarządzania projektami informatycznymi.

2.5 Faza 5: Ciągłe wdrażanie

Po przyjęciu strategii IT, ostatnim krokiem jest jej zakotwiczenie poprzez konsekwentne i ciągłe wdrażanie określonych w niej kroków działania i wytycznych.

3 Korzyści wynikające z dobrej strategii informatycznej

To, ile korzyści strategia informatyczna ostatecznie przyniesie firmie, zależy od jej ukierunkowania oraz konfiguracji organizacji pod względem budżetu i elastyczności. Niemniej jednak, istnieje szereg korzyści, które można uzyskać z tej koncepcji:

• Większa przejrzystość procesów korporacyjnych, lepsza możliwość kontroli
• Zwiększona produktywność i optymalizacja kosztów dzięki bardziej efektywnemu wykorzystaniu IT
• Eliminacja słabych punktów, stabilizacja działań i minimalizacja ryzyka informatycznego (co przekłada się na większe bezpieczeństwo inwestycji)
• Rozwój nowych obszarów biznesowych
• Przestrzeganie wymogów zgodności i realizacja długoterminowych celów korporacyjnych
• Lepsze wsparcie, a tym samym wyższa satysfakcja wśród klientów i pracowników

4. z doradztwem w zakresie właściwej strategii

Opracowanie i wprowadzenie strategii IT jest procesem bardzo czaso- i zasobochłonnym, wymaga spójnych i jednocześnie elastycznych warunków ramowych, zwłaszcza w dynamicznym środowisku. Wiele firm dochodzi do granic możliwości realizacji wewnętrznej i dlatego ucieka się do usług konsultantów zewnętrznych.

Tymczasem na rynku można znaleźć odpowiednich konsultantów dla każdego profilu wymagań. O tym, czy ci dostawcy usług IT obsługują Hamburg, Berlin, inne miasta lub regiony wiejskie, czy też działają nawet w całym kraju, można się często dowiedzieć, zaglądając na stronę internetową.

Dostawcy usług IT zarządzają Twoimi projektami na życzenie i dbają o to, aby Twoje IT nadążało za stale rosnącym postępem technologicznym. Doradcy ds. strategii wspierają Państwa na miejscu w rozwoju i utrzymaniu infrastruktury IT, optymalizacji oprogramowania i procesów oraz oferują zalecenia dotyczące organizacji i procesów biznesowych.

Wybierając konsultanta, należy zawsze upewnić się, że ma on oko na technologie informacyjne jako całość. Ponadto, musi on być w stanie powiązać ją z Państwa strategią biznesową.