Wielu przedsiębiorców nie zaczyna swojej działalności na własny rachunek w renomowanych miejscach czy w dużych biurach. Nie, oni zaczynają we własnym salonie, na strychu lub w garażu. Takie miejsce pracy jest często wystarczające w skromnych początkach start-upu. Teoretycznie założyciel może planować pracę, a nawet łączyć różne obszary działalności bez wsparcia oprogramowania. W pewnym momencie przychodzi jednak moment, w którym wsparcie jest niezbędne. Teraz interesujący staje się system ERP, wszak nie tylko łączy obszary pracy, ale także pomaga wykryć potencjał do poprawy. Ale czym w ogóle jest ten system? Jakie warunki wstępne są konieczne i w jakich obszarach jest on idealny? Ten artykuł zawiera przegląd.

System ERP – czym właściwie jest?

Skrót ERP oznacza „Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa“. Oprogramowanie to integruje różne aplikacje biznesowe i dane operacyjne. Obszary te są gromadzone w centralnej bazie danych i tam przetwarzane. Większość systemów ERP integruje następujące obszary:

• Zasoby ludzkie – wszystko co związane z pracownikami, personelem tymczasowym, a także zarządzaniem jest kierowane przez ten obszar.
• Aplikacje mobil ne – większość przedsiębiorców pracuje z aplikacjami mobilnymi. Aby zapewnić stałą synchronizację, aplikacje te mogą być połączone z tym obszarem systemu.
• Zarządzanie dokument ami – dowody dostaw, faktury, arkusze personalne, etykiety towarowe i noty wysyłkowe – dokumenty należą do tego obszaru.
• Zarządzanieprojektami – dziennik założyciela. Tutaj może on tworzyć projekty i planować je tak, aby wykonać pracę na czas.
• Workflow – ta sekcja czasami obejmuje niezbędne kroki pracy.
• Business Intelligence – ta sekcja systemu ocenia poszczególne procesy i pomaga określić potencjał do poprawy.

To, jakie główne zadania bierze na siebie ERP, różni się w zależności od przedsiębiorstwa. Rozwiązanie może pokazać swoją szczególną siłę w firmach produkcyjnych, ponieważ może być używany do zapewnienia planowania wymagań materiałowych w dół do najmniejszego szczegółu.

Jakie korzyści oferuje system ERP?

Każdy, kto kiedykolwiek miał do czynienia z oprogramowaniem lub rozwiązaniami informatycznymi, zna frazesy. Oczywiście każdy system i każdy program ma zalety, ale dla jednostki często nie jest jasne, dlaczego ten konkretny system jest dla niej dobry. W pewnym sensie dotyczy to również rozwiązania ERP, bo i tutaj każdy musi sam zdecydować, czy system jest dla niego dobrym wyborem i czy zalety systemu mogą pomóc jego własnej firmie:

• Baza danych – system ERP realizuje bazę danych, która jest taka sama i dostępna dla wszystkich działów. Dzięki temu usprawniony zostaje przepływ informacji pomiędzy działami. Ten punkt dotyczy również założycieli IT, którzy współpracują z innymi osobami przy realizacji projektów. Na przykład grafik może mieć dostęp do danych, które widzi również programista.
• Przejrzystość – ponieważ oprogramowanie łączy wszystkie działy firmy i można uzyskać dostęp do treści, zwiększa się przejrzystość.
• Optymalizacja – gdy tylko system ERP zostanie zainstalowany, poprzednie procesy pracy są automatycznie sprawdzane. Oprogramowanie wspiera zgodność z określonymi procesami i dzięki programowaniu zapewnia poprawność i bezpośredniość dokumentacji prawnej.
• Współpraca – dzięki sieciowym dokumentom i systemowi zarządzania zespoły w innych lokalizacjach mogą również trwale współpracować i mieć dostęp do aktualnych danych.
• Oszczędność czasu – dokumentacja systemu ERP wymaga zachowania pewnej procedury. Wpływa to na realizację zadań, ponieważ oprogramowanie w mniejszym lub większym stopniu prowadzi użytkownika przez proces. Ponieważ wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu, zmniejsza się wysiłek związany z ich wyszukiwaniem. Dzięki temu wiele firm zyskuje przewagę nad konkurencją.
• Redukcja kosztów – często wysiłek administracyjny jest zmniejszony przez system ERP. Ponieważ dostawy towarów lub powtarzające się zamówienia mogą być precyzyjnie zaplanowane w czasie, nawet prowadzenie zapasów może być zredukowane.
• Motywacja – w każdej firmie istnieją rutynowe zadania, na które nikt nie ma ochoty i które są nudne. System ERP automatycznie łączy wiele z tych zadań z innymi procesami, dzięki czemu dane nie muszą być wprowadzane w dużych ilościach wszystkie na raz. W rezultacie, rutynowe zadania i często nadgodziny są eliminowane.

Wymagania

Teraz, oczywiście, pojawia się pytanie, jakie wymagania muszą być spełnione dla systemu ERP w pierwszej kolejności. Czy założyciel produkcji, który do tej pory nie miał problemów z laptopem i może PC, musi założyć serwerownię w garażu? Nie, oczywiście, że nie. Systemy ERP są dostępne w różnych wersjach, aby każdy mógł z nich korzystać:

• Użytkownicy Windowsa – dla użytkowników Windowsa są różne oferty. Nawet Microsoft ma swoje rozwiązanie ERP, ale jest ono skierowane do dużych użytkowników.
• Użytkownicyaplikacji – tutaj też oczywiście jest wiele rozwiązań na rynku.

Ostatecznie jednak nie ma znaczenia, jaki system ma końcowy PC. Ponieważ dane są scalane na serwerze, decydujące są tylko punkty dostępu. W zależności od wielkości systemu, prywatny serwer może okazać się niewystarczający. Założyciele lub mniejsze firmy są często lepszym doradcą z systemem ERP w chmurze:

• Przechowywanie – dane są przechowywane w chmurze i można mieć do nich dostęp przez cały czas.
• Usługa – usługa świadczona przez usługi w chmurze jest często również bardzo dobra dla małych firm. Nie ma potrzeby posiadania własnego IT w firmie.
• Koszt – systemy ERP w chmurze są tańsze w porównaniu z kosztami utrzymania własnego serwera, jego konserwacji i pracowników IT.

Warto wiedzieć, że każdy ERP można dostosować do własnych potrzeb. Aby to zrobić, założyciele muszą jednak dokładnie przyjrzeć się temu, co zawierają poszczególne umowy licencyjne i czy nie trzeba dodatkowo dokupić niektórych elementów. Szczególnie produkty dla dużych korporacji nie zawsze są pod tym względem jasno uregulowane. Każdy przedsiębiorca powinien też na początku wziąć pod uwagę szkolenia, ponieważ systemów trzeba się nauczyć, aby wszystko działało poprawnie. Każdy, kto pracował na przykład z SAP, wie dlaczego.

Podsumowanie – przydatne w dłuższej perspektywie

W dłuższej perspektywie czasowej system ERP dopasowany do firmy jest z pewnością przydatny. Dobrze jest, jeśli zostanie on zintegrowany z pracą jak najwcześniej, ponieważ dzięki temu nie trzeba przenosić danych, a możliwość popełnienia błędów podczas ich przesyłania jest znacznie mniejsza. Ponadto procesy pracy mogą być teraz profesjonalizowane od samego początku, co oczywiście oszczędza koszty i umożliwia lepszy start w roli przedsiębiorcy.