Niemcy nie mają dobrej opinii, jeśli chodzi o cyfryzację, i niestety często na nią zasłużyły. Nie w wielu krajach pracownicy firm mogą jeszcze mówić o tym, że chcą jak najszybciej przefaksować wymagane dokumenty, nie wybuchając potem śmiechem.

Również przejście na e-faktury przebiega bardzo powoli. Wiele faktur jest nadal wysyłanych pocztą, a elektroniczna alternatywa nie została wprowadzona jako obowiązkowa dla zamawiających federalnych do 2020 roku.

Mimo to jest wiele do powiedzenia na temat digitalizacji ruchu faktur. W tym artykule przedstawimy Państwu przegląd zalet e-faktury, jak również procesy związane z jej tworzeniem. Pozwoli Ci to samodzielnie rozważyć, czy warto w przyszłości przejść na tworzenie faktur elektronicznych.

Jakie są zalety faktur elektronicznych?

Faktury elektroniczne są tworzone na podstawie rekordów danych XML, które mogą być odczytywane przez maszyny. Dzięki temu możliwe jest zautomatyzowane przetwarzanie danych. Przy przejściu na faktury elektroniczne eliminuje się więc dawne procesy pracy ręcznej, co ma wpływ na koszty i czas pracy.

1.1 E-faktury oszczędzają koszty

Koszty procesu wystawiania faktur mogą wydawać się niskie, gdy pierwszy raz o nich pomyślisz, ale w procesie ręcznym stają się stałym, regularnym towarzyszem. Szczególnie w przypadku firm szybko kumulują się tu wysokie kwoty z tytułu materiałów i mailingu.

Koszty materiałowe ponoszone są na papier i druk, trzeba też opłacić pocztę za każdą wysyłkę. Ponadto przetwarzanie przez wyspecjalizowany personel jest czynnikiem kosztowym. Nawet jeśli personel jest i tak dostępny, przetwarzanie zajmuje czas, który nie jest dostępny dla innych procesów, co oznacza albo nadgodziny, albo dodatkową pracę.

Na tych bardziej oczywistych kosztach się jednak nie kończy. Przechowywanie danych papierowych może być niespodziewanie kosztowne, zwłaszcza w przypadku dużych firm, które muszą budżetować całe pomieszczenia na archiwizację ruchu faktur.

W przeciwieństwie do tego, e-faktury w wielu przypadkach dają możliwość bezpłatnego przetwarzania, choć wiele programów do faktur udostępnia zaawansowane funkcje w ramach miesięcznych abonamentów.

1.2 E-faktury to oszczędność czasu i wysiłku

Oszczędność czasu dzięki e-billingowi występuje na wiele sposobów. Najłatwiej zauważalnym czynnikiem jest wyeliminowanie drogi wysyłki. Oznacza to, że odbiorca szybciej otrzymuje pieniądze. Wszelkie zapytania mogą być również rozwiązywane bez zwłoki.

Wewnętrzny czas przetwarzania oszczędzany jest w procesie wysyłki i sprawdzania. Stemplowanie kopert, wykonywanie skanów do archiwizacji, droga pocztowa, jak również czas przejścia pomiędzy różnymi działami nie odgrywają już żadnej roli.

2. Co należy zapewnić w procesie fakturowania?

Jeśli firma chce przejść na e-faktury, musi najpierw spełnić pewne wymagania. Wytyczne te muszą być przestrzegane również w dalszym procesie przetwarzania.

1. Czytelność. Faktura musi być czytelna dla człowieka przy użyciu obecnych nośników elektronicznych.
2. Autentyczność. Wystawca faktury musi być identyfikowalny.
3. Integralność. Faktura musi zawierać informacje wymagane przez ustawę o VAT.
4. Zgoda odbiorcy. Zgoda nie musi być wyrażona aktywnie; brak sprzeciwu uznaje się za zgodę.

Wymagania te muszą być zagwarantowane przez wewnętrzną ścieżkę audytu. To, jak wygląda ta ścieżka audytu, zależy w dużej mierze od samych przedsiębiorstw. Jednak elektroniczna procedura kontroli nadaje się do tego ze względu na elektroniczne przetwarzanie, które już ma miejsce.

Jak wygląda proces tworzenia e-faktur?

Nawet jeśli tworzysz e-faktury, to proces jest niemal identyczny jak w przypadku faktur na papierze lub w Excelu. Jedyna różnica polega na tym, że potrzebujesz odpowiedniego oprogramowania. Są to programy do fakturowania lub programy księgowe.

O ile niektóre z nich oferują pewne usługi bezpłatnie, o tyle rozszerzone funkcje trzeba dokupić, jeśli są potrzebne. Oprogramowanie jest oferowane przez wiele różnych miejsc; S-Rechnung-Service easy, na przykład, jest powiązany z Sparkasse.

Uwaga: Ponieważ wiele usług jest dostępnych tylko online, mogą nastąpić zmiany w ofertach, które nie są przedstawione w starszych przewodnikach. W niektórych miejscach nadal zalecany jest rachunek Z w standardzie ZUGFeRD, ale nie jest on już dostępny jako aplikacja.

To, nad czym należy się bardziej zastanowić, to obowiązujące standardy dla e-billów. Bo aby zalety e-billów mogły się naprawdę ujawnić, potrzebne jest jednolite przetwarzanie danych.

Dla większości firm standardem stało się tworzenie rachunków X. Jednak w wielu miejscach powszechny jest również format faktury ZUGFeRD.

3.1 Tworzenie faktur X

Różne skróty mogą być mylące, ale ostatecznie XInvoice to po prostu forma e-faktury, która została ustanowiona jako standard. Jest ona zgodna z normą UE, która dotyczy e-fakturowania.

W § 4 ERechV (rozporządzenie o e-fakturach) XInvoice ma pierwszeństwo przed innymi standardami. Ma to na celu przede wszystkim standaryzację procesów, aby móc szerzej stosować faktury elektroniczne.

3.2 Tworzenie faktur poprzez ZUGFeRD

ZUGFeRD, skrót od Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (Centralny Przewodnik Użytkownika Forum Faktur Elektronicznych Niemcy), to rodzaj faktury, w której pliki PDF są powiązane z elektronicznie odczytywanym plikiem XML.

ZUGFeRD można pobrać i używać bezpłatnie. Spełnia on standard unijny tak samo jak XInvoice, ale został stworzony z myślą o wymaganiach gospodarki.

Ostatecznie oba standardy mogą być używane bez problemów, przy czym ZUGFeRD jest często preferowany przy wysyłaniu faktur między firmami, natomiast XInvoice jest używany, gdy tworzysz e-faktury dla rządu federalnego lub w inny sposób współdziałasz z administracją federalną w księgowości.

4. jak wysłać utworzoną fakturę?

Stworzenie e-faktury może na początku wydawać się przeszkodą, ale jej wysłanie już nie. Z reguły wysyłanie i odbieranie pliku odbywa się po prostu za pomocą poczty elektronicznej.

Jednak niektórzy klienci, tacy jak rząd federalny, pozwalają również na ręczne przesyłanie plików na swojej stronie zamiast za pośrednictwem poczty. A w niektórych przypadkach oferowaną alternatywą jest DE-Mail, który może ułatwić identyfikację autentyczności.

Dodatkowo istnieje możliwość wykorzystania do transmisji sieci Peppol.

Ostatecznie jednak we wszystkich wariantach transmisja może być zrealizowana szybko i bez odrębnych kosztów. Niezależnie od tego, czy tworzysz roczną fakturę, czy obsługujesz codzienne transakcje płatnicze, przesyłanie faktur odbywa się za pomocą jednego kliknięcia.