Masz zamiar założyć własną firmę i chcesz wprowadzić strukturę do różnych jej obszarów? Specjalne oprogramowanie może zaprowadzić porządek w chaosie. Dzięki wielu praktycznym funkcjom ułatwiają one przegląd pracowników, klientów, projektów, finansów i wielu innych.

W tym artykule dowiesz się więcej o oprogramowaniu dla różnych obszarów biznesowych, jakich kosztów możesz się spodziewać i jakie wskazówki w pełni wyposażą Twoją firmę na cyfrowy start.

1. 5 Programy komputerowe dla lepszego przeglądu

Pierwsze pytanie brzmi: jakie oprogramowanie jest w ogóle potrzebne. Dla lepszego przeglądu przedstawiamy w poniższej tabeli niektóre kategorie oprogramowania i ich funkcje, które mogą pomóc w organizacji i być przydatne dla sprawnych procesów biznesowych.

Obszar zastosowania	Funkcja i zalety oprogramowania
Księgowość/rachunkowość	rejestruje wszystkie transakcje dotyczące majątku firmy ułatwia przygotowanie list płac i obliczanie składek na ubezpieczenie społeczne zapewnia lepszy przegląd w obszarze księgowości, dzięki czemu nie zapomina się o otwartych fakturach i zaległych płatnościach
Zarządzanie kontaktami/zarządzanie relacjami z klientami	gromadzi dane kontaktowe i inne istotne dane od klientów, usługodawców i innych firm, które mają z Tobą kontakt wszystkie dane są przechowywane centralnie, co daje pełny obraz klienta umożliwia optymalizację relacji z klientami i firmami
Zarządzanie projektami	wspierają zarządzanie długoterminowymi projektami i celami zespołowymi umożliwiają koordynację poszczególnych zadań i pomiar postępów Zasoby mogą być planowane i rozsądnie wykorzystywane
Zarządzanie personelem/zasoby ludzkie	łączy w jednym miejscu informacje dotyczące zasobów ludzkich umożliwia zarządzanie rekrutacją, pomiarem i oceną wydajności oraz szkoleniem pracowników może być dostosowany do potrzeb organizacji
Komunikacja	optymalizuje wewnętrzną komunikację pracowniczą w szczególności Umożliwia komunikację w czasie rzeczywistym i bezpośrednią interakcję Oprócz usług poczty elektronicznej wykorzystywane są usługi czatu i programy wideotelefoniczne.

Wszystkie te programy mają tę wspólną cechę, że pomagają utrzymać przegląd w danym obszarze i mogą przyspieszyć i uprościć procesy biznesowe. Niemniej jednak, aby firma odniosła sukces, potrzebna jest bardziej dogłębna wiedza w poszczególnych kategoriach, zwłaszcza w tak skomplikowanych dziedzinach jak finanse i księgowość. Wiele narzędzi łączy również różne obszary ze sobą lub oferuje interfejsy między nimi, na przykład niektóre oprogramowanie HR oprócz zbierania danych od pracowników integruje funkcje z obszarów rekrutacji, rejestracji czasu pracy, płac i wielu innych.

2 Wiele narzędzi oprogramowania biznesowego jest dostępnych bezpłatnie.

Kiedy jesteś jeszcze na samym początku ze swoim biznesem, budżet jest zwykle jeszcze w miarę do ogarnięcia, a większe wydatki robi się dopiero po dużym namyśle. Na Twoją korzyść przemawia fakt, że wiele popularnych programów dla firm jest dostępnych za darmo lub za niewielkie pieniądze .

W przypadku pojedynczych licencji koszty wahają się w niskich, jednocyfrowych kwotach, ale profesjonalne narzędzia o szczególnie szerokim zakresie funkcji mogą kosztować od 1 000 – 2 000 euro. Wiele firm proponuje jednak, aby te koszty oprogramowania były rozliczane co miesiąc i w ten sposób korzystają z nich w formie modelu abonamentowego.

Wskazówka: Oprócz komputerów i sprzętu komputerowego, oprogramowanie należy również do aktywów cyfrowych, które można odliczyć od podatku, niezależnie od wysokości kosztów nabycia.

3 Oprogramowanie w chmurze vs. oprogramowanie na serwerze: jakie są jego zalety i wady?

Oprogramowanie serwerowe, znane również jako oprogramowanie on-premise, jest pobierane i instalowane na własnym serwerze, np. na komputerze. Wymaga to zazwyczaj zakupu licencji. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że w większości przypadków możesz korzystać z niego offline. Jednak dane Twoje i Twoich klientów oraz partnerów muszą być przechowywane na własną odpowiedzialność, a także mogą pojawić się dodatkowe koszty aktualizacji i usług wsparcia.

Oprogramowanie w chmurze to program, do którego dostęp można uzyskać za pomocą przeglądarki. W większości przypadków działa ono zgodnie z zasadą SaaS („Software as a Service“) i dzięki temu umożliwia pracownikom dostęp do oprogramowania niezależnie od ich lokalizacji. Oprogramowanie w chmurze jest zazwyczaj „wynajmowane“, często z opłatą miesięczną. Zalety i wady oprogramowania w chmurze można zobaczyć w poniższym porównaniu:

4 Dalsze wskazówki i narzędzia dla udanego startu

Mimo że omówiliśmy już wiele głównych obszarów, w których oprogramowanie może być szczególnie przydatne, nie chcemy pozbawiać Cię kilku bardziej praktycznych pomocników i bardziej specjalistycznych narzędzi.

4.1 Używanie oprogramowania i narzędzi SEO dla lepszej widoczności

Oprogramowanie, które specjalizuje się w optymalizacji słów kluczowych i może podkreślić ważne terminy i dane wyszukiwania, może pomóc poprawić widoczność i zasięg Twojej strony internetowej. Narzędzia Search Engine Optimisation mogą obejmować jeden z poniższych obszarów lub łączyć różne.

• Badanie słów kluczowych
• Monitorowanie i śledzenie SEO
• Optymalizacja treści
• Crawling i/lub Offpage SEO

4.2 Wykorzystanie oprogramowania do prowadzenia marketingu

Rozwiązania programowe stosowane w marketingu upraszczają organizację i tworzenie treści, a także ich analizę, optymalizację i dystrybucję na potrzeby własne, ale także na zewnętrzne platformy i kanały. Umożliwiają na przykład poprawę zachowań użytkowników lub tzw. user experience oraz mogą zapewnić wgląd w powiązane z nimi dane.

4.3 Śledzenie odwiedzających stronę internetową

Tak zwane narzędzia analityczne mogą dokumentować wizyty na Twojej stronie internetowej, zwykle koncentrując się na liczbie odwiedzających, czasie trwania sesji poszczególnych użytkowników oraz medium, za pomocą którego odwiedzający dotarli na stronę. Dzięki tym spostrzeżeniom możesz zrozumieć, jakie treści działają dobrze i w pełni przeanalizować, a następnie zoptymalizować swoją stronę .