Praca w domu w czasach Corony. Od początku pandemii coraz więcej osób ciągnie do domowego biura, ale praca przy biurku w domu niesie ze sobą również nowe wyzwania. Nawet w najmądrzejszym biurze nie wszystko jest cyfrowe i mało kto może się obejść bez drukarki i kopiarki. Jednak wybór odpowiedniego urządzenia nie zawsze jest łatwy, ponieważ wymagania domowego biura bardzo różnią się od wymagań firmy.

W tym artykule pokazujemy, jakie kryteria są ważne w przypadku drukarki do biura domowego i na co należy zwrócić uwagę przed zakupem.

1. Drukarki do domowego biura: wskazówki dotyczące zakupu

Przede wszystkim nie ma czegoś takiego jak NAJLEPSZA drukarka do domowego biura. To, który model najlepiej sprawdzi się w danym celu, zależy przede wszystkim od indywidualnych wymagań użytkownika. Oprócz jakości i ilości wydruków, decydującą rolę w wyborze urządzenia odgrywają również koszty druku oraz dostępna przestrzeń.

1.1 Drukarka wielofunkcyjna czy pojedyncze urządzenie?

Zamiast mieć trzy lub cztery urządzenia na biurku lub obok niego, możesz połączyć funkcje drukarek, skanerów i tym podobnych w jednym, oszczędzającym miejsce urządzeniu wielofunkcyjnym. Korzystasz również finansowo, ponieważ nie tylko zużywasz mniej energii elektrycznej, ale również oszczędzasz na kosztach zakupu w porównaniu z zakupem kilku pojedynczych urządzeń.

Oto mały przykład obliczeniowy:

Jeśli założymy, że urządzenie wymaga ok. 100 W energii elektrycznej i jest włączone przez 10 godzin dziennie, daje to zużycie 1 kWh dziennie. Przy szacowanych 225 dniach roboczych daje to niebotyczną ilość 225 kWh. Jedna kilowatogodzina energii elektrycznej kosztuje średnio 25 centów, co daje około 56 euro kosztów energii elektrycznej rocznie – dla JEDNEGO urządzenia!

Jeśli oprócz drukarki posiadamy skaner, kopiarkę lub faks, możemy szybko zaoszczędzić sporo pieniędzy. Już samo to sprawia, że warto zdecydować się na system wielofunkcyjny. Jeśli jednak nie potrzebujesz w swojej pracy funkcji kopiarki czy faksu, urządzenie wielofunkcyjne jest oczywiście zbędne i możesz po prostu kupić „zwykłą“ drukarkę.

1.1.1 Czy urządzenia wielofunkcyjne mogą nadążyć w poszczególnych dyscyplinach?

W sporcie kombinatorzy mają opinię osób, które nigdy nie dorównają weteranom w poszczególnych dyscyplinach. I chociaż drukarki wielofunkcyjne spełniają obecnie niezawodnie wszystkie funkcje, mają też pewne wady w porównaniu z urządzeniami indywidualnymi:

• Pod względem szybkości drukowania i kopiowania urządzenia wielofunkcyjne na ogół nie zbliżają się do wydajności urządzenia samodzielnego.
• Jeśli chodzi o kopiowanie, cena za stronę jest znacznie wyższa niż w przypadku standardowej kopiarki ze względu na ustawienia druku.
• Funkcja faksu w urządzeniu wielofunkcyjnym pozostaje również włączona w nocy, co powoduje większe zużycie energii w porównaniu z konwencjonalnym faksem.
• Jeśli urządzenie wielofunkcyjne jest uszkodzone, wszystkie funkcje są blokowane jednocześnie.
• Koszty konserwacji i naprawy (np. wkładów) są często wyższe w przypadku urządzeń wielofunkcyjnych.

1.2 Najlepsza drukarka do domu: laserowa czy atramentowa?

Do wydrukowania zdjęć z wakacji lub kartki urodzinowej dla siostrzeńca może wystarczyć drukarka atramentowa, ale do zastosowań biznesowych zawsze powinna to być drukarka laserowa. Są one droższe w zakupie, ale jakość druku i szybkość wydruku są znacznie wyższe, ponieważ w przeciwieństwie do drukarek igłowych nie drukują w pojedynczych liniach, ale na całych stronach. Również pod względem kosztów eksploatacji drukarka laserowa jest na czele stawki, ponieważ może wydrukować około pięć razy więcej stron niż drukarka atramentowa, zanim trzeba będzie uzupełnić toner.

1.3 Kolor czy czerń i biel?

Odpowiedź na pytanie, czy trzeba drukować w kolorze, czy wystarczy czarno-biały, zależy od wymagań biznesowych. Jeśli drukujesz głównie faktury, oferty lub podobne dokumenty, czerń i biel są zazwyczaj całkowicie wystarczające. Jeśli natomiast pracujesz z planami, grafikami, szkicami i projektami, to zdecydowanie lepiej sprawdzi się drukarka kolorowa.

1.4 Drukowanie zgodne z prawdą w dokumencie

Notariusze, prawnicy, władze publiczne, firmy szkoleniowe i szkoły są zobowiązani przez prawo do drukowania niektórych dokumentów w sposób odporny na fałszowanie. Są to na przykład umowy, akty notarialne lub certyfikaty. Papier może być archiwizowany przez bardzo długi czas bez utraty swojej trwałości. Nie oznacza to jednak, że każdy wydruk jest automatycznie dokumentoodporny. Wydruk odporny na dokumenty nie może być w żadnym wypadku możliwy do zmiany , musi być odporny na rozmazywanie, niezmywalny, nieusuwalny, odporny na światło i wodoodporny.

Warto wiedzieć: Trwałość dokumentów odnosi się między innymi do właściwości środka pisarskiego (np. birosu, tuszu do drukarki lub wiecznego pióra) używanego do wykonywania dokumentów, świadectw lub umów, a także przyborów, w których jest on przechowywany. Dokładne warunki określa norma ISO 12757-2.

Wbrew powszechnej opinii, drukarki laserowe również nie zawsze drukują dokumentoodpornie. Jednak wydruki z czarno-białych drukarek laserowych są znacznie bardziej odporne i trwałe niż wydruki z drukarek atramentowych (a nawet kolorowych laserów). Co więcej, czarny toner jest bardzo odporny na światło i wilgoć, błyskawicznie się rozmazuje i nie da się go wymazać ani usunąć bez śladu.

Oprócz kasety i stosowanego papieru do drukarki, wydruk odporny na dokumenty zależy oczywiście również od modelu. Do „prawdziwego“ wydruku odpornego na dokumenty potrzebna jest drukarka, która otrzymała „certyfikat druku odpornego na dokumenty“ („certyfikat DONot“). Czy Państwa model posiada taki certyfikat, można dowiedzieć się bezpośrednio u producenta lub na stronie internetowej Druckerpunkt.de.

1.5 Drukarki do domowego biura: praktyczne funkcje dodatkowe

Wiele nowszych modeli drukarek posiada również pewne praktyczne funkcje dodatkowe, które mogą ułatwić codzienną pracę. Należą do nich np.

• WLAN / Bluetooth do przesyłania zdjęć i dokumentów bezpośrednio ze smartfona lub tabletu do drukarki bez sieci przewodowej.
• Jeśli drukarka i tak znajduje się w pobliżu routera, to na połączenie LAN nie ma co psioczyć. Połączenie przez kabel jest nie tylko bardziej stabilne, ale także transfer dużych dokumentów jest znacznie szybszy.
• Ekran dotykowy upraszcza obsługę drukarki i zastępuje inne urządzenia wejściowe, takie jak mysz czy klawiatura.
• Dzięki czytnikowi kart dokumenty mogą być drukowane bez przekierowania przez komputer (np. zdjęcia z aparatu cyfrowego). Praktyczny w tym kontekście jest również wyświetlacz, który umożliwia ponowne obejrzenie zdjęć przed wydrukiem.

Jakie są koszty eksploatacji drukarki?

Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne można kupić za mniej niż 50 euro, ale w tym przypadku tanie nie oznacza jednocześnie taniego. Jeśli oszczędzasz na cenie urządzenia, to później zwykle płacisz dużo więcej za koszty druku. Cena to tylko jeden z wielu czynników, które powinieneś wziąć pod uwagę kupując drukarkę do domowego biura.

Całkowity koszt posiadania (TCO) obejmuje również koszt tonera lub atramentu, długość życia i potencjalny czas przestoju. Zanim popędzisz do najbliższego sklepu z elektroniką, powinieneś więc najpierw zastanowić się, jak chcesz używać drukarki:

• Ile stron szacujesz, że będziesz drukować za jej pomocą miesięcznie?
• Ile z nich będzie w kolorze?
• Jakie dodatkowe funkcje są Ci potrzebne? (np. drukowanie w formacie A3, drukowanie na kopertach)
• Jak długo spodziewasz się korzystać z urządzenia?

Na podstawie odpowiedzi na te pytania możesz teraz stworzyć listę drukarek, które spełniają Twoje wymagania. Kolejnym krokiem jest określenie całkowitego kosztu posiadania, który oprócz powyższych informacji obejmuje cztery zmienne:

• Cena zakupu drukarki.
• Wydajność wkładu startowego (toner lub atrament)
• Cena i pojemność wkładów wymiennych
• Zakup lub leasing

2.1 Drukarki do domowego biura: jak obliczyć TCO

Porównanie kosztów druku: Najłatwiejszym sposobem obliczenia TCO jest użycie arkusza kalkulacyjnego Excel lub wykresu słupkowego – ale w razie wątpliwości wystarczy kalkulator, ołówek i papier.

Najłatwiejszym sposobem na obliczenie TCO jest użycie arkusza kalkulacyjnego Excel. Wprowadź wszystkie dane, a następnie utwórz wykres słupkowy, w którym wpiszesz względne koszty każdego z omawianych urządzeń. Ale możesz też osiągnąć swój cel w kilku krokach za pomocą długopisu, papieru i kalkulatora:

1. Pomnóż liczbę stron, które drukujesz miesięcznie, przez liczbę miesięcy, na które szacujesz, że będziesz miał urządzenie w użyciu. Obliczenia te musisz wykonać dwukrotnie: Raz dla całkowitej liczby stron i drugi raz dla stron drukowanych w kolorze.

Jeśli drukujesz 40 procent stron w kolorze, to w przykładowym obliczeniu wygląda to tak:

1250 stron miesięcznie x 36 miesięcy = 45 000 stron

500 stron kolorowych miesięcznie x 36 miesięcy = 18 000 stron

2. Teraz od całkowitej liczby stron odejmij liczbę stron, które możesz wydrukować za pomocą wkładu startowego. Przy 3 000 stron, w naszym przykładzie otrzymujesz następujący wynik:

45 000 stron ogółem - 3000 stron z wkładem startowym = 42 000 stron ogółem

18 000 stron kolorowych - 3000 stron z wkładem startowym = 15 000 stron

kolorowych.

3. Następnie należy podzielić całkowitą liczbę (pozostałych) stron przez pojemność wkładu wymiennego. W naszym przykładzie jest to 5000 stron:

42 000 stron ogółem : 5000 = 6,8

Ponieważ nie można kupić „częściowych“ wkładów, wartość jest zaokrąglana do siedmiu (wkładów). W obliczeniach dotyczących wymaganych wkładów kolorowych musimy uwzględnić trzy różne tonery (żółty, cyjan i magenta):

15 000 stron kolorowych : 5000 = 3,0

3 x 3 = 9 wkład

ów.

4. Teraz możemy obliczyć, ile wkładów będzie potrzebowała drukarka w ciągu swojego życia. W naszym przykładzie odnosimy się do średnich cen standardowej drukarki z rynku elektronicznego:

Czarne wkłady: 7 x 50 € = 350 €

Kolorowe wkłady: 9 x 75 € = 840 €

Całkowity koszt wkładów: 1190 €.

Bezpiecznie z rozszerzoną gwarancją

6. Standardowa drukarka ze sklepu elektronicznego ma dwuletnią gwarancję producenta. W większości przypadków będzie jednak używana co najmniej o rok dłużej. Dzięki przedłużeniu gwarancji można zapewnić, że dodatkowy rok również zostanie pokryty. W naszym przykładzie kosztuje to 30 euro (na rok).

7. W ostatnim kroku sumujemy wszystkie koszty:

Cena zakupu drukarki 275 €
Wkłady (czarny i kolorowy) 1190 €
Przedłużona gwarancja 30 €
---------------------------------------
Całkowite koszty eksploatacji 1495 €.

Dobrze wiedzieć: Pracodawca jest umownie zobowiązany do zapewnienia niezbędnego sprzętu do wykonywania pracy (np. komputer, laptop, ekran, klawiatura, mysz, biurko, a także drukarka i kartridże). Dotyczy to również biura domowego.

3 Nasze rekomendacje: Najlepsze drukarki i urządzenia wielofunkcyjne do domowego biura

Drukarka wielofunkcyjna HP OfficeJet 6950 Link do strony internetowej producenta		Wydajna drukarka atramentowa z szeroką gamą funkcji. Działa szybko i sprawnie jako skaner, drukarka i kopiarka oraz posiada łączność Wi-Fi.
Brother MFC-J5730DW Link do strony producenta		Biznesowe atramentowe urządzenie wielofunkcyjne 4 w 1 dla wysokich wymagań. Umożliwia łączenie się wielu użytkowników za pośrednictwem sieci LAN, WLAN lub aplikacji na smartfonie, a także umożliwia drukowanie w formacie A3.
Canon Pixma TR8550 Link do strony producenta		Szybka, niedroga kolorowa drukarka atramentowa z wieloma opcjami łączności (w tym połączeniem WLAN), gniazdem kart SD i ekranem dotykowym.
Epson WorkForce Pro WF-C5710DWF 4-w-1 Link do strony producenta		Szybka drukarka atramentowa z WiFi i Ethernetem. Wysokie pokrycie atramentem do 5 000 stron w czterech oddzielnych, indywidualnych wkładach. Funkcja Duplex umożliwiająca dwustronne drukowanie, skanowanie, kopiowanie i faksowanie.

Więcej drukarek wielofunkcyjnych do domowego biura znajdziesz w porównaniu drukarek naszego portalu partnerskiego Vergleich.org oraz w teście dużych drukarek Stiftung Warentest.

Wskazówka: Jako alternatywę dla zakupu drukarki można również wynająć drukarkę „all-inclusive“. W tym przypadku płacisz stałą miesięczną stawkę, która obejmuje nie tylko urządzenie, ale także wszystkie niezbędne tusze lub tonery oraz serwis (np. w przypadku awarii). Niektórzy dostawcy pobierają to również w formie „ratalnej“ lub leasingu. Oznacza to, że w zależności od wysokości raty, po zakończeniu okresu obowiązywania umowy są Państwo właścicielami urządzenia lub mogą je Państwo nabyć po obniżonej cenie.